Verschillende mensen, verschillende wensen

Mar 15, 2018, 14:14 PM by Daphne Laurens
Als Direct Team Assistant bij Secretary Plus werk je op projectbasis bij een opdrachtgever. In deze rol heb je dus regelmatig met nieuwe en verschillende mensen te maken. Hoe ga je om met deze verschillende collega’s en hoe kan je zo goed mogelijk werk blijven leveren?

Als Direct Team Assistant bij Secretary Plus werk je op projectbasis bij een opdrachtgever. In deze rol heb je dus regelmatig met nieuwe en verschillende mensen te maken. De ene collega stuurt een vriendelijke e-mail met zijn verzoek en vraagt hoe je weekend was, terwijl de andere collega de vraag stelt in de onderwerpregel en direct een antwoord verwacht. Hoe ga je om met deze verschillende collega’s en hoe kan je zo goed mogelijk werk blijven leveren?

Persoonlijke coaching
Naast dat ik een goede medewerker wil zijn en mijn opdrachtgevers optimaal wil ondersteunen, wil ik mij ook op persoonlijk vlak blijven ontwikkelen. Secretary Plus heeft mij de mogelijkheid gegeven om mijzelf hierin te ontplooien door middel van persoonlijke coaching. Ik neem jullie graag mee in wat ik tot nu toe heb geleerd en hoe ik dit in mijn dagelijkse (werk)leven toepas.

Teamrollen
Ik heb in mijn coaching traject de uitgebreide Belbin test gemaakt waarbij mijn eigen behoeftes, gedragingen en kenmerkende uitspraken in kaart worden gebracht. Hierdoor wordt inzichtelijk welke teamrollen bij mij passen en voor welke teamrollen ik een allergie heb. Op basis van deze uitslag kan ik mijn teamrollen verder ontwikkelen en beter inspelen op collega’s met een andere rol.



Uit de uitslag van de test kwam dat ik kenmerken van alle rollen beheers en mij daardoor goed kan aanpassen in verschillende situaties. Ik had twee verrassende uitschieters, namelijk de Captain of Industry en de Coach. In eerste instantie was ik hierover verrast, omdat dit vaak kenmerken zijn van managers en directeuren waarvoor ik werk.Maar als je goed naar de kenmerken kijkt, zie je dat ze ook goed passen bij de management assistant van deze tijd.

Aanpak
Het grootste inzicht dat de Belbin test mij heeft gegeven is dat iedereen volgens zijn of haar kenmerken te werk gaat. Wanneer ik nu in gesprek ga met een collega probeer ik eerst in te schatten met wat voor persoon ik te maken heb. Vervolgens kijk ik hoe ik daar vanuit mijn rol het beste op in kan spelen.

Ondersteun je bijvoorbeeld een directeur die kort en duidelijk zijn/haar verzoeken naar je mailt en blijft hij/zij formeel? Dan is de kans groot dat deze directeur een Captain of Industry is. In mijn reactie naar hem/haar blijf ik formeel en typ ik mijn mails bijvoorbeeld in bulletpoints, zodat hij/zij snel een duidelijke overzicht heeft.

Terwijl een collega die vaak tijdens meetings wat kan afwijken van het onderwerp, maar wel altijd zorgt voor de sfeer, waarschijnlijk een Groepswerker is. Ik wil hem/haar kunnen benaderen zonder dat ik hem/haar kwets. Tijdens een kort werkoverleg zou een agenda kunnen helpen om niet te ver af te dwalen van de zakelijke aanleiding van het gesprek. Voorafgaand aan het overleg zouden we een kop thee kunnen drinken samen waarbij ik oprecht interesse toon in zijn/haar verhalen.

Toepassen
Na de uitkomsten van de test en alle inzichten is de volgende stap om de kenmerken waar je over beschikt verder te gaan ontwikkelen en bewustwording van je talenten en je krachten. En dat is precies wat ik met mijn uitslag ben gaan doen! Want ik kan mijn opdrachtgevers op een hoger niveau ondersteunen door mijn talenten te gebruiken.

Zo heb ik bij mijn huidige opdrachtgever de mogelijkheid gekregen om het coachen en leidinggeven direct in de praktijk te brengen. Ik ben gekoppeld aan twee medewerkers van Marketing en Communicatie om hen te coachen bij het plannen van werkzaamheden, het aanbrengen van structuur in het werk en een overzicht te geven in alle lopende projecten. Onderdelen waar ik mijn talenten en krachten goed kan gebruiken. En wie weet welke talenten ik nog meer ontdek gaandeweg het coaching traject. Ik ben er klaar voor!

Groeten,
Daphne Laurens

Daphne

- - - 
Daphne Laurens is genomineerd voor de Assistant of the Year 2017. Met haar praktische tips en enthousiasme zal Daphne regelmatig haar kennis en expertise delen met vakgenoten in de vorm van blogs. Heb jij een vraag voor Daphne? Neem dan contact op.