Verrijk jouw baan als assistant met AI-tools

Bij Secretary Plus beseffen we dat digitale assistants, zoals ChatGPT en Bing tegenwoordig onmisbaar zijn. Wie nog niet profiteert van deze geavanceerde hulpmiddelen, loopt het risico achter te blijven. In deze blog ontdek je hoe AI het werk van assistants transformeert en hoe jij voorop kunt lopen in de technologische ontwikkelingen binnen ons vakgebied.

De invloed van AI op assistantsStel je voor dat routinevragen van klanten moeiteloos worden beantwoord door een slimme robot, zonder dat jouw tussenkomst nodig is. Beeld je een vergadering in waar notulen niet alleen automatisch worden gegenereerd, maar ook binnen enkele minuten op de belangrijkste punten samengevat in ieders mailbox verschijnen. Of wat denk je van een systeem dat zelfstandig documenten, contracten, facturen en brieven genereert en deze op tijd naar de juiste personen stuurt?

AI ontwikkelt zich in een razendsnel tempo en zal op korte termijn diverse taken van assistants, secretaresses en officemanagers overnemen. Betekent dit dat jouw functie straks volledig door een robot wordt beheerd? Absoluut niet. Juist een assistant die AI als ondersteuning gebruikt, kan zich ontdoen van repetitieve taken en zich richten op kwalitatieve werkzaamheden die een menselijke touch vereisen. Je baan verdwijnt niet, maar verandert wel. Door nu al vertrouwd te raken met de kracht van AI, pluk je daar straks de vruchten van.

Efficiënter en productiever met AIDankzij AI-tools hoef jij als secretaresse, assistant of officemanager straks geen kostbare uren meer te besteden aan routinematige taken. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor de menselijke aspecten van je functie. Denk aan het beheersen van complexe situaties, het voeren van empathische gesprekken met collega's en klanten, of het adviseren van je manager op strategisch gebied.

Dit betekent automatisch een toename in productiviteit. Taken die voorheen uren in beslag namen, zoals het opstellen van contracten of facturen, worden door een AI-tool in enkele minuten voltooid. Je verspilt geen tijd meer aan het uitwerken van vergadernotulen op maandagochtend, want jouw AI-assistent heeft dit direct na de vergadering voor je gedaan. Hierdoor kun je direct aan de slag met de agendapunten die de AI overzichtelijk in je inbox heeft geplaatst.

Bied datagestuurde ondersteuningTwijfel je of je klaar bent voor de meer strategische rol die je te wachten staat? Ook daar kan AI je ondersteunen. Samen met je slimme assistent kun je een waardevolle bijdrage leveren aan de besluitvorming van je manager. Jij staat straks aan het roer van de data-analyses die AI uitvoert en vertaalt deze naar begrijpelijke conclusies. Zo kun je je manager effectiever ondersteunen bij besluitvorming en neemt de organisatie beslissingen op basis van solide data.

Geen dreiging, maar een kansHet is van groot belang dat je als assistant leert samenwerken met AI-tools om waardevol te blijven in deze gedigitaliseerde wereld. Zie AI niet als een bedreiging, maar als een kans om jouw rol als assistant nog essentiëler en uitdagender te maken. Je baan zal minder bestaan uit repetitieve taken en meer uit het oplossen van complexe vraagstukken die menselijkheid en denkwerk vereisen. Hiermee maak je jezelf onmisbaar voor het succes van jouw organisatie!

Zelf aan de slag met AI-toolsKun je niet wachten om met AI aan de slag te gaan? Ontdek dan deze tools die jou als supportprofessional kunnen ondersteunen:

1. ChatGPT ChatGPT is vast bekend bij je. Deze gratis AI-tool geeft niet alleen antwoord op al jouw vragen, maar kan ook worden getraind en ingezet voor het opzetten van een klantenservice (bijvoorbeeld via het programma Watermelon), het opstellen van e-mails, het beoordelen van plannen op effectiviteit, en zelfs het maken van een opzet voor de presentatie van een nieuw idee.

2. Otter  Met Otter.ai hoef jij niet langer als een razende te notuleren tijdens vergaderingen. Otter genereert volledige transcripties van elke vergadering en vat de belangrijkste punten voor je samen. Bovendien is het bestand doorzoekbaar, waardoor je binnen no-time die ene belangrijke quote in de transcriptie kunt vinden.

3. DeepL  Maak je nog steeds gebruik van Google Translate voor vertalingen? Voeg dan DeepL toe aan je favorieten. Deze AI-vertaler vertaalt uitgebreide teksten op een grammaticaal correcte manier. In tegenstelling tot Google Translate, dat soms te letterlijk vertaalt, weet DeepL als slimme AI hoe je een zin het beste in het Engels kunt formuleren. Zo hoef je niet langer bang te zijn voor gebrekkig taalgebruik wanneer je een buitenlandse klant aanspreekt.

Kom naar hét Leerfestival voor de SupportprofessionalBen je enthousiast en wil je dieper in de wereld van AI duiken? Meld je dan aan voor hét Leerfestival voor de Supportprofessional op donderdag 11 april 2024 op Fort de Batterijen. Secretary Plus is ook dit jaar weer hoofdsponsor en partner van dit event.

Tijdens dit inspirerende evenement kun je deelnemen aan diverse workshops, waaronder "Jouw tweede ontmoeting met AI," "Aan de slag met ChatGPT & AI," en "Prompts schrijven voor de supportprofessional."

Schrijf je nu in!