5 tips om effectief te communiceren op afstand

In de huidige wereld waar thuiswerken het nieuwe normaal is geworden, staan managementassistenten, secretaresses en officemanagers voor de uitdaging om effectief en krachtig te communiceren. Hier zijn vijf waardevolle tips om deze uitdaging succesvol aan te gaan.

1. Bewust opzoeken van elkaarHet is cruciaal om regelmatig contact te zoeken met collega's, zelfs in de wereld van thuiswerken. Via telefoon, e-mail of chat blijf je verbonden. Bij onduidelijkheden over een complexe taak toegewezen via e-mail, is het waardevol een follow-upgesprek te plannen. Gebruik bijvoorbeeld Zoom- of Teams-meetings om schermen te delen en specifieke punten te bespreken.

2. Laat je gezicht zien

Videobellen is een effectieve manier van communiceren omdat het de mogelijkheid biedt iemands gezichtsuitdrukking te zien. Dit bevordert begrip van de stemming en intentie van de ander en creëert een sterkere verbinding. Als assistant kun je wekelijkse videoconferenties organiseren om projectvoortgang te bespreken en problemen aan te pakken, evenals brainstormsessies voor nieuwe ideeën.

3. Besteed aandacht aan smalltalkSmalltalk draagt bij aan een betere band met collega’s. Het bevordert begrip van elkaars gevoelens, wat de samenwerking en communicatie verbetert. Begin bijvoorbeeld met informele gesprekken over weekendplannen of hobby's voordat je overgaat naar formele werk gerelateerde onderwerpen. Het creëert een ontspannen en open sfeer.

4. Verwacht dat anderen je niet begrijpenDuidelijkheid is essentieel in communicatie op afstand. Wees zo specifiek mogelijk om misverstanden te voorkomen. Als assistant kun je gedetailleerde instructies geven via projectmanagementtools zoals Trello of Asana en persoonlijk checken of alles helder is.

5. Laat weten wat je nodig hebt

Wees duidelijk en specifiek in je behoeften. Dit vergemakkelijkt hulp van anderen en het is ook belangrijk om deze vraag terug te stellen aan collega’s. Communiceer specifieke deadlines en deliverables om ervoor te zorgen dat alle teamleden dezelfde doelen voor ogen hebben.

Wil je meer leren over effectieve communicatie? In de Schoevers-opleiding Effectief Communiceren en Beïnvloeden ontdek je hoe je persoonlijke kwaliteiten kunt inzetten om positieve invloed uit te oefenen op anderen.

Kom naar hét Leerfestival voor de Supportprofessional. Wil je jezelf verdiepen in de principes van effectieve communicatie? Meld je dan aan voor hét Leerfestival voor de Supportprofessional op donderdag 11 april 2024 op Fort de Batterijen. Secretary Plus is ook dit jaar weer hoofdsponsor en partner van dit event.

In een inspirerende festivalsetting kun je tijdens dit evenement deelnemen aan verschillende workshops, waaronder "Krachtig communiceren" en "De kracht van andersom denken."

Meld je nu aan!