Wat zijn de verschillen tussen de functietitels Office Manager, Managementassistent, Executive Assistant en Personal Assistant?

Als je een nieuwe baan in het secretariële vak overweegt, is het essentieel dat je begrijpt wat je rol en verantwoordelijkheden precies inhouden. De rol van secretaresse is door de jaren heen zo geëvolueerd dat de functienaam ‘secretaresse’ te algemeen is geworden. Tegenwoordig zijn er meer specifieke functietitels in het vakgebied Managementondersteuning aan te wijzen, waaronder ‘Office Manager’, ‘Managementassistent’, ‘Executive Assistant' en 'Personal Assistant'. 

De rollen en algemene vaardigheden zijn bij deze administratieve functies vergelijkbaar, maar toch hebben deze functies verschillende verantwoordelijkheden. Het dagelijkse takenpakket van een personal assistant verschilt van bedrijf tot bedrijf. De rol van een Executive Assistant is in de meeste gevallen bij elk bedrijf identiek.  In dit artikel geven we je meer informatie over de verschillende functiebenamingen binnen het vakgebied Managementondersteuning, zodat je makkelijker kunt bepalen welke functie het beste bij jou past.

Wat is een Office Manager?

Een office manager is een onmisbare schakel in het werkproces en is verantwoordelijk voor de organisatorische en secretariële zaken op een kantoor. Een office manager is de schakel tussen het management en de werknemers binnen een bedrijf. Je bent het visitekaartje van de organisatie en zorgt voor de dagelijkse orde op kantoor.

Er is geen vaste omschrijving van het takenpakket van een office manager, omdat dit afhankelijk is van de grootte en samenstelling van het bedrijf. Soms is er sprake van een grijs gebied omdat veel office managers aanzienlijk veel tijd aan secretariële werkzaamheden besteden en veel secretaresses voeren geregeld officemanagement taken uit. Onder de werkzaamheden van een office manager vallen het ontvangen van bezoekers en het afhandelen van correspondentie. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, kan het zijn dat je een ondersteunende rol hebt en de HR-afdeling helpt met het inplannen van sollicitatiegesprekken. Als office manager heb je dus een veelzijdig takenpakket. Hieronder vind je een aantal taken waar een office manager verantwoordelijk voor is.

• Agendabeheer
• Archivering
• Onderhouden van contacten met verschillende afdelingen
• Leiding geven aan het secretariaat
• Personeelsplanning
• Voorbereiden van vergaderingen
• Voorraadbeheer
• Procesoptimalisatie 

Wat is een managementassistent? 

Zoals de functienaam al doet vermoeden, ondersteunt een managementassistent het management met administratieve, secretariële en coördinerende werkzaamheden. De rol van managementassistent komt wat betreft taken overeen met de taken van een office manager. Maar vaak krijg je als managementassistent meer vakinhoudelijke taken. Denk bijvoorbeeld aan het ordenen en klaarleggen van stukken en het controleren van fouten in documenten. Je zorgt ervoor dat de huisstijl consistent wordt doorgevoerd. Je taken als management assistent verschillen per sector, bedrijf en managementstijl. 

Een managementassistent komt in elke bedrijfssector voor. Als managementassistent fungeer je als vraagbaak, aanspreekpunt en vaak ook als vertrouwenspersoon. Een managementassistent kan fungeren als de rechterhand van een directeur, een team van managers of een hele afdeling binnen een organisatie. Je beheert de agenda van de manager of het managementteam, je organiseert activiteiten en voert administratieve taken uit, zoals voorraad- en contractbeheer.

De veelzijdigheid van het takenpakket maakt deze functie aantrekkelijk, maar soms ook lastig. Want hoe houd je focus? Voor de rol van managementassistent is het belangrijk dat je een flexibele houding hebt, betrokken bent en over sterke communicatieve vaardigheden beschikt. Je moet snel kunnen schakelen en goed met verschillende mensen binnen een bedrijf kunnen omgaan. Voor het plannen van zakenreizen en personeelsactiviteiten is het essentieel dat je organisatie-en improvisatietalent hebt.

De werkzaamheden van een managementassistent kunnen onder andere bestaan uit:  

• Agendabeheer
• Afspraken inplannen  
• Bezoekers ontvangen
• Bijeenkomsten organiseren
• Uitvoeren van administratieve taken
• Communicatie stroomlijnen tussen de verschillende afdelingen binnen een bedrijf
• Telefoon aannemen HR-zaken zoals ziekteverzuim en vakantiedagen van een afdeling bijhouden

Wat is een Executive Assistant?

Een Executive Assistant (EA) is een persoonlijke assistent die werkt voor topmanagers, zoals CEO’s, CFO’s en andere bestuursleden van een organisatie. Deze administratieve professional richt zich vooral op de zakelijke taken. Als EA ben je verantwoordelijk voor het beheren van agenda’s van de executives, het organiseren van vergaderingen, het communiceren met belanghebbenden en het boeken van zakenreizen. Een Executive Assistant is vaak hoog opgeleid en heeft veelal meerdere jaren ervaring in het secretariële vak.

De taken van een EA kunnen per organisatie en per managementteam verschillen. In de regel bestaat het takenpakket van een Executive Assistant uit de volgende zaken:

• Het uitvoeren van onderzoek, analyseren van gegevens en data
• Het voorbereiden van documenten voor beoordeling en presentaties door leidinggevenden of de Raad van Bestuur
• Evenementen en reisarrangementen maken voor de leidinggevenden
• Toezicht houden op projecten
• Vergaderingen inplannen, voorbereiden en soms invallen voor de CEO
• Implementeren van kantoororganisatiesystemen

Wat is een Personal Assistant?

De functietitel Personal Assistant heeft enige overlap met de functie Executive Assistant. Beide functies vereisen vergelijkbare vaardigheden. Zo is het voor zowel een Personal Assistant als een Executive Assistant belangrijk dat je over uitstekende communicatieve- en computervaardigheden beschikt. Het verschil tussen deze twee functies is dat personal assistents managers en werknemers op een lager niveau binnen het bedrijf assisteren. Een Executive Assistant daarentegen ondersteunt meestal een aantal personen op hoog niveau. In sommige bedrijven krijgen niet alle organisatielagen ondersteuning. De hoogste lagen binnen een bedrijf worden meestal door meerdere Executive Assistants ondersteund. 

Een Personal Assistant ondersteunt een of twee personen bij het beheren van hun agenda, voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van de correspondentie. Als Personal Assistant kan het zijn dat je privézaken voor je leidinggevende regelt. Het is belangrijk dat je betrouwbaar bent en over een oplossingsgericht vermogen beschikt. Hieronder vind je een aantal taken van een Personal Assistant:  

• Bezoekers ontvangen
• Agenda en mailbox beheren
• Vergaderingen en reizen plannen en voorbereiden  
• Verrichten van privé-taken  
• Telefoon beantwoorden

Aan de slag in het secretariële vak?

Automatisering, innovatieve technologieën en veranderingen binnen de arbeidsmarkt hebben ervoor gezorgd dat secretaresses of assistants tegenwoordig een breder takenpakket hebben. Het werk van een secretaresse vereist meer kennis en vaardigheden. De verschillende functiebenamingen in vacatures kunnen echter verwarrend zijn. Sommige bedrijven gebruiken veel vakjargon in het omschrijven van het functieprofiel. Het is belangrijk dat je de gehele vacaturetekst goed doorneemt en arceert wat je aanspreekt in de functie. Ben je al bekend met deze taken en voor welke werkzaamheden zou je graag meer willen leren? Op deze manier ontdek je of de baan in het secretariële vak op jouw lijf is geschreven. 

Ben je op zoek naar een baan als Managementassistent, Personal Assistant of Executive Assistant? Bekijk dan vandaag nog onze nieuwste vacatures en solliciteer naar jouw droombaan.