Met jouw ervaring schakel je snel, denkt mee, anticipeert en werkt onder tijdsdruk uitstekend! Je hebt gevoel voor humor en maakt snel verbinding met verschillende stakeholders. Als personal assistant kun je uitstekend prioriteiten stellen en bent gedreven om te weten wat er in de portefeuille omgaat. De agenda van de directrice heeft topprioriteit. Daarnaast verzorg jij ook de verspreiding van binnengekomen stukken en handel jij telefoongesprekken af. Je checkt uitgaande brieven op volledigheid en leesbaarheid, je bewaakt de voortgang van de gemaakte afspraken en je signaleert eventuele knelpunten. Ook bereid je vergaderingen voor en ontvang je bezoekers als gastvrouw. Je biedt ook ondersteuning aan de overige directieleden en het afdelingshoofd bij afwezigheid van de andere secretaresses.
Overige verantwoordelijkheden:- Ondersteunen van de directrice op secretarieel en administratief gebied;
- Volledig agenda beheer;
- Verspreiden van inkomende stukken en afhandelen van telefoongesprekken.
- Voorbereiden van vergaderingen en ontvangen van bezoekers als gastvrouw.
- Bieden van ondersteuning aan andere directieleden en het afdelingshoofd in afwezigheid van andere secretaresses.