Office Assistant

Als Office Assistant zorg je ervoor dat alles rondom agenda’s, vergaderingen en documenten soepel verloopt in een kleine organisatie van circa 25 collega’s op een sfeervolle locatie in Amsterdam.

• Beheer en coördineer je complexe agenda’s.
• Stem je afspraken af met interne en externe stakeholders.
• Organiseer je vergaderingen, inclusief uitnodigingen, stukken en reserveren van ruimtes.
• Ondersteun je bij verschillende HR-processen, zoals onboarding en personeelsdossiers.
• Notuleer je zorgvuldig meetings en leg je actiepunten vast en bewaak je de opvolging.
• Beheer en archiveer je vertrouwelijke documenten volgens AVG/GDPR-richtlijnen.
• Ben je het eerste aanspreekpunt voor administratieve en HR-gerelateerde vragen.
• Ondersteun jij board- en managementprocessen.

Bij ons werk je in een rustige, sfeervolle omgeving midden in de stad. Je dagen zijn afwisselend, maar de planning is helder en voorspelbaar. Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid, met korte lijnen en collega’s die elkaar echt kennen.

• Bruto maandsalaris tussen € 2.750 en € 3.000.
• Tijdelijk contract met uitzicht op vast dienstverband.
• Parttime functie, 30–32 uur per week.
• Doorgroei in breedte van taken en verantwoordelijkheden.
• Reizen naar kunstbeurzen.
• Kleine organisatie met korte lijnen en informele sfeer.
• Werkplek in hartje Amsterdam, goed bereikbaar met OV.
• Ruimte voor ontwikkeling via praktijk en extra taken.

Je bent een zorgvuldige, zelfstandige office assistant die graag overzicht houdt, discreet werkt en het leuk vindt om anderen te ontzorgen.

• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht in drukte
• Je bent proactief en neemt verantwoordelijkheid
• Je gaat discreet en nauwkeurig om met vertrouwelijke informatie

Je komt te werken bij een kleine, sfeervolle organisatie in het hart van Amsterdam. Vanuit een rustig, verzorgd kantoor werk je in de kunst- en cultuursector, met onder meer kunstbeurzen in Utrecht en Maastricht. De lijnen zijn kort, de structuur is overzichtelijk en je merkt dagelijks dat zorgvuldigheid, discretie en kwaliteit belangrijk zijn.

Je sluit aan bij een hecht team van ongeveer 25 collega’s, waar informeel wordt samengewerkt en iedereen elkaar makkelijk weet te vinden. De sfeer is professioneel maar toegankelijk: je werkt zelfstandig, stemt veel af met collega’s en externe relaties en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Zie jij jezelf hier al rondlopen? Dan maken wij graag kennis met jou!