Je functie als Managementassistant omvat een breed scala aan taken die bijdragen aan het soepel laten verlopen van onze dagelijkse operaties. Je zult te maken krijgen met verschillende uitdagingen, zoals het beheren van complexe agenda's en het coördineren van evenementen. Jouw organisatorische vaardigheden en proactieve houding zijn essentieel om deze rol succesvol te vervullen. Wat zijn je taken:
- Agenda- en Vergaderbeheer: Jij zorgt voor een strakke planning en efficiënte organisatie van vergaderingen, en houdt de agenda’s van het management op orde.
- Office Management: je bent verantwoordelijk voor het dagelijks soepel laten verlopen van de dagelijkse operationele zaken op kantoor. Dit omvat het beheren van kantoorvoorzieningen, coördineren van vergaderingen, communicatie met leveranciers en klanten, beheer facility contracten, ondersteunen van medewerkers in administratieve taken.
- Communicatie: Je bent verantwoordelijk voor het effectief coördineren van interne en externe communicatie binnen de organisatie.. Deze rol omvat het opstellen en verspreiden van nieuwsbrieven, interne memo’s , creëren van pakkende presentaties voor ons narrow casting systeem en andere communicatiematerialen. Je beheert samen met marketing de online aanwezigheid van de organisatie, zoals de website en sociale mediaplatforms.
- Documentbeheer: Jij stelt belangrijke documenten en rapporten op, redigeert deze en zorgt voor een perfecte documentatie. Declaraties en creditcardafschriften? Jij regelt het!
- Eventmanagement: Van zakelijke evenementen tot teamevents, jij plant en coördineert alles tot in de puntjes. Ondersteunt het Energy4Growth team en organiseer events volgens ons attentiebeleid.
- Projectondersteuning: Jij biedt administratieve ondersteuning bij diverse projecten en draagt bij aan een vlekkeloze projectuitvoering.