In deze centrale functie ben je een belangrijke schakel binnen het team en ondersteun je collega’s bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Door jouw secretariële, administratieve en organisatorische inzet zorg je ervoor dat processen efficiënt en soepel verlopen.
De functie valt onder de afdeling secretariaat die aangestuurd wordt door de teammanager secretariaat.
Bij afwezigheid neem je de taken van de secretaresse over en fungeer je als waarnemer voor de teammanager secretariaat.
Jouw werkzaamheden:
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse besprekingen, vergaderingen en bijeenkomsten, alsmede het opstellen van actielijsten en tijdig verspreiden van de stukken voor vergaderingen
- Bewaken van openstaande acties vanuit diverse vergaderingen en bijeenkomsten alsook opvolging geven aan acties waar nodig
- Opmaken, uitwerken en redigeren van allerhande correspondentie en presentaties ter ondersteuning van de organisatie
- Beheren van de agenda van directie en leidinggevende, indien gevraagd
- Zorgdragen voor een actueel archief
- Administratieve ondersteuning
Om deze rol succesvol te vervullen, onderhoud je nauw contact met alle interne afdelingen. Je hebt een proactieve en servicegerichte houding, werkt nauwkeurig en gestructureerd en kunt prioriteiten stellen in overleg met collega’s.