Als Front Office Assistant bij deze toonaangevende bouworganisatie ben jij het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers én een belangrijke secretariële spil! Jij verdeelt je tijd tussen de balie en het secretariaat, waar jij ervoor zorgt dat alles soepel verloopt.
Ben jij twee dagen in de week beschikbaar? Dan behoren alleen de baliewerkzaamheden die op de woensdag en donderdag (van 08:00 - 17:00 uur) vereist zijn, tot jouw takenpakket. Je ontvangt bezoekers met een glimlach, beantwoordt telefoontjes en zorgt dat iedereen zich welkom voelt. Daarnaast houd je toezicht op de algemene orde en netheid van de ontvangstruimte, en maak je onder andere de koffiemachines schoon.
Ben jij beschikbaar voor vier dagen in de week? Dan behoren niet alleen de baliewerkzaamheden tot jouw takenpakket, maar ondersteun jij op de vrijdag + maandag of dinsdag het secretariaat (08:00 - 16:30 uur óf 08:30 - 17:00 uur). Je ondersteunt het team met diverse administratieve en secretariële taken, zoals:
- Ondersteuning bieden bij de agendaplanning;
- Verwerken van inkoopopdrachten (10–20 per week) en controleren op lay-out en spelling;
- Offertes controleren en versturen;
- Getekende opdrachten uploaden op SharePoint;
- Parkeervergunningen aanvragen;
- Relatiegeschenken regelen en verjaardagen bijhouden van collega's;
- Ondersteunen bij agendabeheer en andere secretariaatswerkzaamheden.