Als Executive Assistant ben jij het kloppend hart achter twee directieleden: de Managing Director en Vice President van een internationaal moederbedrijf. Jij zorgt dat hun agenda’s niet alleen gevuld, maar vooral slim gevuld zijn. Mailboxen houd jij overzichtelijk, reizen en meetings regel je soepel en precies. Met jouw proactieve aanpak en scherpe organisatievermogen creëer je rust en overzicht in een hectische omgeving, waardoor de directie ongestoord kan focussen.
Wat je gaat doen:
- Beheren: van de mailboxen en agenda’s van de MD en VP, inclusief het plannen van afspraken en het coördineren van gespreksruimtes.
- Organiseren: van reizen, zoals het boeken van vluchten, hotels en lokaal vervoer, en het regelen van inschrijvingen voor evenementen.
- Voorbereiden: van vergaderingen door agendapunten te verzamelen en actie- en besluitenlijsten uit te werken.
- Coördineren: van facilitaire en administratieve zaken, zoals het accorderen van documenten en het bewaken van deadlines.
- Oplossen: van onverwachte verstoringen, zoals geannuleerde vluchten, door snel en adequaat te schakelen.