Als directiesecretaresse bij onze non-profitorganisatie in Eindhoven speel je een centrale rol in de ondersteuning van onze directie. Jouw vermogen om overzicht te houden en proactief te handelen is van onschatbare waarde. Je staat midden in de dynamiek van een organisatie die zich continu aanpast aan maatschappelijke veranderingen. Met jouw stressbestendigheid, flexibiliteit en sociale vaardigheden ben je de spil in het web die niet alleen zelfstandig uitblinkt, maar ook in teamverband zorgt voor concrete resultaten. De uitdagingen waar je voor staat zijn het balanceren van meerdere taken, het effectief communiceren met diverse belanghebbenden en het bijdragen aan de verbetering van onze administratieve processen.
Wat ga je doen:- Je beheert de agenda van de directie en zorgt voor een efficiënte planning en organisatie van hun tijd.
- Je handelt het telefoon- en e-mailverkeer af, waarbij je als eerste aanspreekpunt fungeert en zorgt voor heldere en professionele communicatie.
- Je verwerkt inkomende post en zorgt voor een gestructureerde archivering, waarbij je bijdraagt aan de digitalisering van ons archiefsysteem.
- Je bereidt interne- en bestuursvergaderingen voor, maakt gedetailleerde verslagen en draagt bij aan het optimaliseren van onze vergaderstructuur.
- Je monitort administratieve processen en implementeert verbeteringen, mede door de invoering van een nieuw CRM-systeem.