Directiesecretaresse

Ben jij een ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van het ondersteunen van een directeur in een politiek-bestuurlijke omgeving? In deze rol werk je in een klein, hecht directieteam waar samenwerking en korte lijnen centraal staan. Je zorgt ervoor dat de directeur scherp kan sturen en bewaakt continu de prioriteiten in een dynamische werkomgeving. Met jouw organisatorische talent en digitale vaardigheden draag je bij aan een soepel lopend directiesecretariaat.

Je komt te werken in een informele werksfeer waarin collegialiteit en flexibiliteit belangrijk zijn. Het team bestaat uit drie directiesecretaresses en een directiesecretaris. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het tempo hoog ligt.

• Beheren van de complexe agenda van de directeur en bewaken van prioriteiten en wijzigingen;
• Monitoren en filteren van de mailbox van de directeur en zorgen voor tijdige opvolging;
• Voorbereiden van bestuurlijke vergaderingen, inclusief stukkenstroom, actielijsten en besluiten;
• Dagelijks afstemmen met interne en externe stakeholders zoals gemeenten en ministeries;
• Organiseren en optimaliseren van afspraken, documenten en vergaderingen in Office 365.

Je werkdag is intensief en afwisselend, maar zo ingericht dat je ’s avonds weer echt beschikbaar bent voor je gezin, sport of gewoon rust. In het compacte directieteam ken je elkaar goed, vang je pieken samen op en plan je vooruit;

• Bruto maandsalaris €3.579 - €5.053 per maand op basis van 40 uur;
• Vast dienstverband;
• 32 uur per week;
• Gratis parkeergelegenheid bij kantoor in Emmeloord;
• Incidenteel thuiswerken mogelijk altijd in goed overleg;
• Grote eigen verantwoordelijkheid binnen klein directiesecretariaat;
• Ruimte voor trainingen en vakinhoudelijke ontwikkeling;
• Informele, collegiale sfeer met korte lijnen naar directie.

Je bent een ervaren directiesecretaresse die rust bewaart waar anderen tempo voelen en die het prettig vindt om dicht op de besluitvorming te werken. Je communiceert helder, to the point en zorgvuldig, ook als de druk oploopt. Je werkt graag in een klein, hecht team waarin men elkaar opzoekt, bijspringt en open feedback geeft. Je combineert nuchterheid met betrokkenheid en hebt een loyale, professionele werkhouding.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting officemanagement;
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer op directieniveau;
• Vertrouwd met politiek-bestuurlijke organisaties of vergelijkbare besluitvormingsomgeving;
• Zeer vaardig met Outlook en Office 365, inclusief Teams.

Deze organisatie in Emmeloord bevindt zich in een fase van verandering en professionalisering, met een compacte directie-/bestuursafdeling en een duidelijke focus op bestuurlijke ondersteuning en zorgvuldige besluitvorming binnen een politiek-bestuurlijke context.

Je werkt als Executive Assistant in een directiesecretariaat van drie directiesecretaresses en een directiesecretaris, in een informele, samenwerkingsgerichte omgeving met hoog tempo en korte lijnen. Spreekt dit je aan? Reageer dan snel!