Als directiesecretaresse draag je bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van onze HR directeur en twee business unit directeuren. Je bent de spil in het beheren van complexe agenda’s, het coördineren van afspraken en het bewaken van prioriteiten. Met jouw proactieve houding en organisatorische talent zorg je voor structuur en overzicht, zelfs in de meest hectische situaties. Je bent een aanspreekpunt voor collega’s en weet vertrouwelijke informatie discreet te behandelen. Daarnaast werk je nauw samen met verschillende afdelingen en speel je een ondersteunende rol bij grote evenementen.
Wat je gaat doen:
- Agendabeheer: beheren en optimaliseren van complexe agenda’s en het plannen van afspraken.
- Coördinatie: organiseren van vergaderingen, inclusief het verzamelen van benodigde documenten en het regelen van praktische zaken.
- Mailboxbeheer: screenen van e-mails, prioriteiten stellen en zelfstandig actie ondernemen waar nodig.
- Ondersteuning: fungeren als aanspreekpunt voor collega’s en adviseren over organisatorische vraagstukken.
- Evenementen en administratie: ondersteunen bij grote events en het verwerken en controleren van administratieve taken.