“Ik wil dat je die klanten belt. Vandaag nog!” Je leidinggevende stormt binnen met een spoedopdracht. “Kijk maar hoe je het regelt, dit gaat nú even voor.” En weg is hij alweer. Je denkt: fijn, dat kan er ook nog wel bij. Maar ondertussen breekt het zweet je uit en schiet de stress je in de keel. Je werkdag is immers al volgepland. Wat moet je doen? Probeer ad-hoc-klussen voortaan een stapje voor te zijn. Reserveer er tijd voor in je agenda en overleef je drukke werkweek!
Hoeveel tijd ben je kwijt?
De grote vraag is hoeveel tijd je per week vrij moet houden voor spoedopdrachten. Is een uurtje genoeg of is een dagdeel beter? Daar kom je maar op één manier achter; door precies bij te houden met welke taken jij je werkdag vult. Noteer je bezigheden een week lang. Zo zie je ook hoeveel tijd je kwijt bent aan onvoorziene taken.
Blokkeer tijd in je agenda
Verdeel de tijd voor ad-hoc-klussen per dag en zet deze vast in je agenda. Als je dit consequent doet en je niet laat verleiden tot het inplannen van een afspraak, dan bouw je zo buffertijd in. Waarschijnlijk heb je deze niet elke dag nodig voor ad-hoc-klussen. Je kunt dan de overgebleven tijd besteden aan andere taken die je nog hebt liggen. Of werk alvast vooruit.
Prop niet al te vol
Veel werkzaamheden zijn lastig in te plannen. Je weet nu eenmaal niet hoe vaak de telefoon gaat of hoeveel e-mailtjes je te verwerken krijgt. Maar je weet wel dat er zeker geen tijd over is voor jouw taken als je de hele dag volpropt met vergaderingen en afspraken. Plan daarom realistisch en zorg voor voldoende lucht in je agenda.
Niet vergeten om door te vragen!
Soms lijkt elke klus spoed te hebben en moet alles snel af, liever nog gisteren dan vandaag. Toch blijkt er vaak wel wat ruimte beschikbaar als je maar doorvraagt. Wanneer gaat je leidinggevende zelf aan de slag met jouw analyse? Is uiterlijk 15.00 uur ook goed, in plaats van uiterlijk 11.00 uur? Je krijgt op deze manier je prioriteiten scherp.
Kom op voor jezelf
Vind je het moeilijk om door te vragen? Krijg je het gevoel van je leidinggevende dat je dan alleen maar ‘lastig’ bent? Misschien heb je wel te maken met een ‘dominante manager’. Dat maakt het extra belangrijk om voor jezelf op te komen.
