E-mail: je kunt je geen leven zónder voorstellen. Tegelijkertijd is het medium een bron van problemen. We kunnen de stroom aan berichten nauwelijks aan en worden geleefd door onze inbox. Tijd besparen begint bij jezelf: met efficiënt e-mailen. Wij hebben 7 praktische tips voor je!
1. Bedenk of e-mail wel het ideale medium is
Ben je geïrriteerd of zelfs boos? Dan is een e-mail sturen geen goed idee. Tel tot tien, slaap er een nachtje over of pak – zodra je afgekoeld bent – de telefoon om het probleem rustig te bespreken. Ook bij gevoeligheden, onduidelijkheden of discussies kun je vaak beter even bellen.
2. Eén onderwerp per e-mail
Hoe meer onderwerpen, hoe onoverzichtelijker je bericht. Bovendien worden juist die mails vaak ‘geparkeerd’ door de ontvanger, waardoor je langer op een reactie moet wachten. Bundel alleen onderwerpen wanneer ze echt bij elkaar horen.
3. Benut de onderwerpregel: wees specifiek
Vermeld in de onderwerpregel zo concreet mogelijk waar je bericht over gaat. Deze tekst bepaalt of de ontvanger je mail opent, leest en snel beantwoordt.
4. Begin met het belangrijkste
Zet de belangrijkste boodschap altijd bovenaan. De uitleg, vragen of opmerkingen die je nog wilt delen, volgen daarna. Zo hoeft de ontvanger niet jouw hele bericht door om de essentie te lezen.
5. Gebruik opsommingstekens
Heb je drie vragen aan de ontvanger? Zet ze dan in een opsomming onder elkaar. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat je maar op één of twee vragen antwoord krijgt. Opsommingen werken ook goed om andere informatie te structureren; voor jezelf én voor de ontvanger. Dit geldt ook voor een indeling in alinea’s.
6. Wees concreet en to-the-point
Hou je e-mail kort en formuleer je boodschap helder en concreet. Overbodige ballast leidt alleen maar af van waar het echt om gaat. Heb je voor een bepaalde datum iets nodig van de ontvanger? Vermeld dit dan duidelijk in je mail.
7. Gebruik ‘standaardteksten’
Komen bepaalde (bedrijfs)namen, termen of standaardantwoorden vaker voor? Outlook heeft een optie waarmee je automatisch langere teksten maakt van de korte termen of afkortingen die jij ingeeft. Dit regel je in Outlook via Bestand > Opties > E-mail > Spelling en autocorrectie > Autocorrectie-opties. Een optie die je veel tijdwinst oplevert!
Hoe efficiënter jouw mails, hoe duidelijker en overzichtelijker de reacties die je krijgt. Zo doe je iedereen een plezier; jezelf en al je mailcontacten.
8. Stel een duidelijk out of office bericht in
Wanneer je afwezig bent, is het van belang om een duidelijk out of office bericht in te stellen. Dit bericht vertelt de ontvanger dat je tijdelijk niet beschikbaar bent en geeft aan wanneer je weer terug bent. Door een out of office bericht in te stellen, voorkom je dat mensen onnodig lang op een reactie van jou moeten wachten en voorkom je onduidelijkheid.
Belangrijk bij een out of office is om een specifiek bericht op te stellen, zodat de ontvanger weet wat hij of zij kan verwachten. Geef bijvoorbeeld aan wanneer je weer bereikbaar bent, wie de ontvanger kan benaderen bij dringende zaken en wat de ontvanger kan doen als het geen spoed heeft. Door een duidelijk out of office bericht in te stellen, zorg je voor een goede communicatie en voorkom je dat er misverstanden ontstaan.
Out of office voorbeelden
Wanneer je niet beschikbaar bent, is het handig om een out of office bericht in te stellen. Hieronder vind je enkele voorbeelden van out of office berichten voor verschillende situaties.
Out of office voorbeeld vaste vrije dag
Beste (naam ontvanger),
Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel niet beschikbaar omdat ik op mijn vaste vrije dag ben. Ik zal op (datum) weer op kantoor zijn en zo snel mogelijk op je e-mail reageren. Als je een dringende vraag hebt, kun je contact opnemen met (naam en contactgegevens van collega).
Met vriendelijke groet,
(jouw naam)
Out of office voorbeeld zwangerschapsverlof
Beste (naam ontvanger),
Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel met zwangerschapsverlof en zal pas weer beschikbaar zijn vanaf (datum). Ik zal mijn e-mails gedurende mijn verlofperiode niet lezen en beantwoorden. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met (naam en contactgegevens van collega).
Met vriendelijke groet,
(jouw naam)
Out of office voorbeeld bij ziekte
Beste (naam ontvanger),
Bedankt voor je e-mail. Helaas ben ik momenteel ziek en niet in staat om mijn e-mails te beantwoorden. Ik zal zo snel mogelijk contact met je opnemen zodra ik me beter voel. Als je dringende zaken hebt, kun je contact opnemen met (naam en contactgegevens van collega).
Met vriendelijke groet,
(jouw naam)
Efficiënt e-mailen en out of office berichten instellen voor professionals die andermans e-mail en agenda beheren
Voor professionals die de e-mail en agenda van anderen beheren, zoals secretaresses en management assistentes, is het extra belangrijk om efficiënt te e-mailen en out of office berichten correct in te stellen. Zij zijn verantwoordelijk voor de communicatie en moeten ervoor zorgen dat belangrijke zaken tijdig worden afgehandeld en dat afspraken en deadlines worden nagekomen. Door de inbox overzichtelijk te houden en duidelijke out of office berichten in te stellen, kunnen zij hun werkzaamheden efficiënter en professioneler uitvoeren. Het is daarom van groot belang dat deze professionals de tips in dit artikel toepassen en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van e-mail en agenda beheer.
