Wat doet een Direct Team assistant nou precies? En hoe ziet een gemiddelde dag eruit in deze functie? Omdat je werkt bij verschillende opdrachtgevers aan interim opdrachten, verschilt dit natuurlijk per dag, functie én dus opdrachtgever. Maar hoe leuk is het om een kijkje achter de schermen te krijgen? Daarom nemen wij jou heel graag mee in een dag in het leven van Petra van de Ven (50, Direct Team assistant). Petra werkt sinds begin 2022 voor Secretary Plus en woont met haar twee rode katten in Breda. Momenteel werkt ze als bestuurssecretaresse bij de TU in Eindhoven.
Maandag 17 oktober 2022
05:30 uur
“De wekker gaat en het is nog donker. Ik ben een vroege vogel, dus voor mij dit geen enkel probleem. Ik maak mijn ontbijt klaar en zet koffie die ik vervolgens meeneem voor in de auto onderweg naar mijn huidige opdrachtgever. Natuurlijk moeten mijn lieve katten ook eten en daarna spring ik rond een uurtje of 06.30 de auto in. Ik zorg dat ik op tijd wegga, omdat ik anders gegarandeerd in de file terechtkomt. ”
07:30 uur
“Ik loop het kantoor binnen en ik ben – op één collega na - bijna altijd één van de eersten op het kantoor. Ik start de laptop op en kijk meteen of er nog iets qua spoed is binnengekomen. Niets aan de hand? Dan is het eerst tijd voor koffie om vervolgens aan mijn mailbox te beginnen. Ondertussen druppelen mijn andere collega’s ook het kantoor binnen en worden er korte praatjes gehouden over de avond ervoor. Naast het werken in mijn mailbox, zorg ik dat alle ‘kleine’ taken als eerst zijn gedaan. Dan ben ik voor mijn gevoel klaar voor de overige zaken en mijn werkdag!”
09:00 uur
“Nu alle kleinere taken afgehandeld zijn, zorg ik dat de rest van mijn e-mails verwerkt worden. Ik beantwoord alle mailtjes, zorg dat alles afgehandeld is óf actie op wordt ondernomen. Er moeten een aantal afspraken worden verplaatst. Er zijn toch best weer wat mensen die ziek worden en corona komt hier en daar nog voorbij. Dus ik begin met het verschuiven en reorganiseren van de agenda’s. Tussendoor help ik ook nog een PhD kandidaat (een leerling die een promotieonderzoek doet). Als facilitator probeer ik altijd te zorgen dat alles voor de kandidaat geregeld is, zodat diegene zich alleen druk hoeft te maken over zijn of haar verdediging.”
10:30 uur
“Ik heb appeltaart gebakken en vraagt wie er zin heeft in een taartje. Uiteraard zijn er weinig die nee zeggen tegen appeltaart, dus gaan we gezellig met z’n allen een stukje eten met een kop koffie of thee erbij.”
11:30 uur
“Mijn collega heeft een diploma-uitreiking georganiseerd. Aangezien ik wat tijd heb, ga ik graag mee om te kijken hoe zo’n uitreiking gaat. Dat gaat altijd heel officieel, met toga’s aan en zo! Dat ken ik helemaal niet, dus heel leuk om dit mee te maken.”
12:30 uur
“Het is lunchtijd! Vaak lunchen we met een aantal collega’s samen, wel zo gezellig. We praten dan niet alleen over werk, maar vaak over van alles en nog wat. Dat is ook wel fijn voor de afwisseling en zo leer je je collega’s ook een stuk sneller beter kennen. Uiteraard is iedereen dan ook even weg van de werkhectiek.”
13:00 uur
“Mijn werkzaamheden zijn vaak heel ad hoc, maar dat maakt het juist heel leuk. Er komt gedurende de dag van alles op mijn pad! Er komt een collega naar mij toegelopen en hij geeft aan dat er voor de afspraak van aanstaande maandag vier man extra uitgenodigd moeten worden. Dus hier ga ik gelijk mee aan de slag. Vervolgens komt er nog een aanvraag binnen voor een lunch voor 25 personen, moet ik nog kantoorartikelen bestellen en nog wat laatste gegevens doorsturen naar een hotel voor de strategiedagen die gepland staan. Heerlijk om elke dag zo snel te moeten schakelen van het een naar het ander.”
15:30 uur
“Ik klap mijn laptop dicht. Omdat ik de vrijheid heb om vroeg te beginnen – om zo ook de files te vermijden – kan ik ook iets eerder richting huis. Ik wens mijn collega’s een hele fijne avond en loop het kantoor uit. Het is een frisse, maar zonnige dag. Daar kan ik van genieten.”
16:30 uur
“Eenmaal weer aangekomen bij mijn fijne huis, start ik mijn laptop nog even op. Ik check mijn mailbox nog even, want er kunnen altijd nog zaken zijn die spoed hebben. Dit moet natuurlijk snel opgepakt worden, dus dat doe ik dan ook. Je moet dus als Direct Team assistant flexibel zijn en een goed aanpassingsvermogen hebben. De dag sluit ik altijd graag af met een lege mailbox.”
17:00 uur
“De dag zit er alweer op en is voorbij gevlogen. Gelukkig hoef ik niet echt af te schakelen van werk. Deels heeft dit te maken met mijn persoonlijkheid, maar ook met hoe verschrikkelijk leuk mijn baan is! Ik ben altijd bereikbaar en ik vind het totaal geen probleem als een collega mij belt buiten werktijd. Ik help graag! Dan is het tijd om een frisse neus te halen. Dus ga ik samen met de buurvrouw en haar hondjes naar buiten om een stuk te wandelen. Heerlijk!”
