Afkortingen zijn kort en krachtig. In een e-mail of rapport tikken ze zo lekker weg. En een tekst met afkortingen lees je sneller. Maar besef wel dat een afkorting tegelijkertijd een soort raadsel is: het kost je lezer enkele milliseconden om dit te ontrafelen. Gebruik afkortingen daarom met mate. Wanneer doe je het goed?
Het belangrijkste om te onthouden is dat je niet voor jezelf schrijft, maar voor een lezer. Help je lezer dus om je afkortingen te begrijpen. Schrijf bijvoorbeeld een woord eerst één keer voluit met daarna de afkorting tussen haakjes. En begin je met een nieuwe paragraaf? Voor scannende lezers is het dan prettig als je opnieuw het volledige woord uitschrijft. Ook al is de afkorting in jouw ogen heel gangbaar; misschien is een lezer er niet mee bekend.
Andere vuistregels zijn:
1. Schrijf korte woorden uit
Het heeft geen zin om woorden af te korten die op zichzelf al heel kort zijn of waarvoor een heel kort alternatief bestaat. Waarom zou je ‘d.d.’ (afkorting van ‘de dato’) gebruiken in plaats van het normale ‘van’? Zo kun je ook beter ‘afdeling’ schrijven dan ‘afd.’
2. Zoek het makkelijkste alternatief
Gebruik bijvoorbeeld ‘over’ in plaats van ’t.a.v.’ (ten aanzien van). En ‘door’ in plaats van ‘als gevolg van’.
3. Spreek voluit, schrijf voluit
Het is dus ‘bijvoorbeeld’ omdat je niet ‘bijv.’ zegt. Om dezelfde reden is het wel ‘fte’ en niet ‘fulltime-equivalent’. De afkorting is hierbij simpelweg meer ingeburgerd dan het volledige woord.
4. Het woordenboek is je beste vriend
Veel afkortingen bestaan uit kleine letters. Soms staan daar punten tussen, soms niet. Er bestaan regels voor afkortingen, maar het Nederlands zou het Nederlands niet zijn als daar geen uitzonderingen op waren. Soms is er geen peil op te trekken. Zo kort je ‘nota bene’ af als ‘NB’, curriculum vitae als ‘cv’ en ‘aanstaande’ als ‘a.s.’. Check bij twijfel de spelling in een woordenboek.
5. Alleen bekende afkortingen
Misschien wel de belangrijkste tip: onbekend maakt onbemind. Dat geldt ook voor afkortingen. Verzin zelf geen afkortingen en gebruik alleen de afkortingen die algemeen bekend zijn (in je organisatie).
