Achter elke succesvolle plaatsing van een assistant schuilt meer dan alleen een indrukwekkend cv. Bij Secretary Plus Direct Team weten ze als geen ander hoe belangrijk de juiste balans tussen hard skills en soft skills is. We spraken met Laura Huisman-Molle, managing consultant Direct Team bij Secretary Plus, over het belang van soft skills en hoe je deze als kandidaat kunt laten zien tijdens je sollicitatieprocedure.
Waar hard skills vaak eenvoudig op papier te zetten zijn, maken soft skills juist het verschil in de dagelijkse praktijk. De ideale assistant beschikt over een mix van beide. Hieronder een overzicht van vaardigheden die in het assistantvak goud waard zijn:
| Hard skills | Soft skills |
|---|---|
| Agendabeheer | Proactiviteit |
| Notuleren | Communicatieve vaardigheden |
| Office-pakketten | Flexibiliteit |
| E-mailbeheer | Dienstbaarheid |
| CRM-systemen | Aanpassingsvermogen |
| Presentatie-software | Probleemoplossend vermogen |
| Document management | Luistervaardigheid |
| Dataverwerking | Stressbestendigheid |
| Kennis van bedrijfsprocessen | Discretie en integriteit |
| Talen (Nederlands, Engels) | Empathisch vermogen |
Van assistant naar managing consultant
Laura's carrièrepad is een mooi voorbeeld van hoe verschillende ervaringen je carrière kunnen verrijken. In 2010-2011 vond ze via Secretary Plus een functie als juridisch secretaresse. "Daarna heb ik een uitstapje gemaakt naar het ondernemerschap en ben ik zeven jaar mee in de zaak gegaan van mijn ex-partner," vertelt Laura.
Na die periode keerde ze terug naar het assistantvak, maar merkte al snel dat ze toe was aan meer uitdaging. "Ik had tijdens mijn ondernemerschap van alles gedaan, van HR tot acquisitie. Als juridisch secretaresse miste ik die prikkels." Via Secretary Plus Direct Team ging ze als interim assistant aan de slag, wat haar de mogelijkheid gaf om in verschillende 'keukens' te kijken.
Haar ambitie reikte verder: ze wilde een secretariaat leiden of meer verantwoordelijkheden krijgen. Het toeval wilde dat haar voorgangster wegging en Laura's naam doorgaf als potentiële vervanger. "Binnen drie weken had ik een andere baan," lacht ze. Sinds oktober 2023 werkt ze als managing consultant bij Secretary Plus.
Meer dan een perfect cv
Wat maakt iemand geschikt als assistant? Volgens Laura draait het niet alleen om de harde skills op je cv. "In het begin werd er vooral gekeken of een cv perfect was. Of iemand de juiste opleiding en ervaring had," legt ze uit. "Maar ik benader het anders. Een cv is een papiertje. Uiteindelijk is het veel belangrijker dat je jezelf kunt verkopen aan een opdrachtgever."
Voor Laura staat voorop dat iemand een 'aanpakker' is, maar ze kijkt naar veel meer aspecten: "Communicatie is ontzettend belangrijk. Als ik zie dat iemand bijvoorbeeld lezen als hobby heeft, dan denk ik: deze persoon is bezig met talen en extra informatie opdoen. Of als iemand actief is in een ondernemingsraad, dan toont dat een proactieve houding en de wil om mee te denken."
De kunst van het doorvragen
Een belangrijk onderdeel van Laura's rol is het achterhalen wat een opdrachtgever écht zoekt in een assistant. "Ik vraag altijd door: wat voor type assistant zoek je? Wat vind je belangrijk? Wat past in het team?"
"Als een opdrachtgever aangeeft flexibiliteit te zoeken, vraag ik: wat betekent flexibel voor jou? Is dat een 9-tot-5 mentaliteit? Of iemand die proactief meedenkt? Of iemand die kan omgaan met ad-hoc zaken? Door écht te luisteren naar de behoeftes van zowel kandidaat als opdrachtgever, kunnen we de perfecte match maken."
Voor interim assistants zijn sommige soft skills extra belangrijk. "Je moet het leuk vinden om wisselende opdrachten te doen," legt Laura uit. "De ene keer zit je twee maanden ergens, de andere keer een half jaar. En je weet van tevoren niet waar je terechtkomt.