Interview met Suzanne Hanssens-Grandia en Lisanne Wierenga over de toekomst van het secretariaat.
“Jij bent maar secretaresse, wat weet jij daar nou van?” Het is een opmerking die Suzanne Hanssens-Grandia, HR Manager, nog goed herinnert uit haar begintijd als assistant. Inmiddels kan ze erom lachen – en tegelijk laat ze zien hoe achterhaald dat beeld is. Want de rol van de assistant beperkt zich allang niet meer tot notuleren en agendabeheer, maar is uitgegroeid tot sparringpartner en strategische steunpilaar.
Precies om die ontwikkeling te ondersteunen, lanceerde Secretary Plus een nieuwe dienst: consultancy. Daarmee helpen ze organisaties om het secretariaat strategischer in te richten. “We kennen het vak door en door,” zegt Lisanne Wierenga, Lead Consultancy. “Het werd tijd om die kennis breder in te zetten.”
De revolutie van de assistant
Twintig jaar geleden heette de assistant nog gewoon ‘secretaresse’ en draaide het werk vooral om praktische taken: de post wegwerken, telefoontjes aannemen, agenda’s strak bijhouden en natuurlijk koffie inschenken. Dat beeld is inmiddels volledig veranderd. In veel organisaties heeft de assistant zich ontwikkeld tot een volwaardige sparringpartner en strategische rechterhand van het management.
Volgens Suzanne is het vak in sneltreinvaart veranderd. “De assistants van nu houden organisaties draaiend en denken steeds meer strategisch mee. Dat vraagt om een secretariaat dat meebeweegt.”
Hoewel digitalisering de weg al had geplaveid, zorgde de coronapandemie voor een ongekende versnelling. Van de ene dag op de andere werd thuiswerken de standaard, systemen werden versneld vernieuwd en één vraag werd urgenter dan ooit: hoe waarborg je goede samenwerking binnen teams?
De waarde van het secretariaat wordt vaak onderschat
Hoewel de rol van de assistant steeds strategischer wordt, krijgt het vak in veel organisaties nog niet de waardering die het verdient. “Een moderne assistant stelt de hele dag prioriteiten en weet precies wat er speelt,” zegt Suzanne. “Ze zijn de oren en ogen van de organisatie.” Toch wordt het secretariaat nog vaak vooral als uitvoerend gezien, terwijl het in werkelijkheid de spil is die alles met elkaar verbindt.
Voor leidinggevenden die nog twijfelen om in hun secretariaat te investeren, legt Suzanne de vinger op de zere plek. “Waar zit die twijfel precies?” vraagt ze zich hardop af. Volgens haar is ontwikkeling nooit een kwestie van leeftijd of functie. “Niemand is te oud of te jong om zich te ontwikkelen. Het secretariaat verdient dezelfde aandacht en investering als ieder ander cruciaal onderdeel van de organisatie.”
De Assistant Scan: van inzicht naar impact
De Assistant Scan geldt als hét instrument van Secretary Plus: een 360-gradenanalyse die het secretariaat volledig doorlicht. Lisanne legt uit dat daarbij alles onder de loep wordt genomen, van praktische details zoals het gebruik van systemen tot de strategische inrichting van de functie.
Wat houdt de Assistant Scan in?
Volgens Lisanne is het traject “grondig en veelomvattend.” Het begint met gesprekken met alle betrokkenen, gevolgd door een analyse van werkprocessen en samenwerking. Ook de dagelijkse praktijk op de werkvloer wordt nauwkeurig geobserveerd. Alle bevindingen komen samen in een adviesrapport met concrete en haalbare aanbevelingen. “Verandering heeft tijd nodig,” erkent ze. “Daarom begeleiden we ook de implementatie, met trainingen, coaching en soms de inzet van een ervaren interim-assistant.”
Praktijkvoorbeeld: van chaos naar cohesie
Hoe de Assistant Scan in de praktijk verschil maakt, blijkt bij een onderwijskoepel met twintig scholen, verspreid over een gebied van veertig kilometer. Iedere assistant werkte er op zijn of haar eigen manier. In sommige gevallen leidde dit tot versnippering en onduidelijkheid. Soms namen assistants zelfs taken op zich die niet tot hun functie behoorden.
Dankzij de scan kwamen de knelpunten helder in beeld. Tegelijkertijd liet de analyse zien waar de winst lag: in meer samenwerking en uniformiteit. “Je kunt elkaar niet aanvullen als iedereen anders werkt,” concludeert Lisanne. “Door samen te werken en processen en werkwijzen op elkaar af te stemmen, kun je elkaar versterken en naar een hoger niveau tillen.”
Secretary Plus als consultancy partner
De kracht van Secretary Plus als consultancy partner ligt in de hechte verbinding met de praktijk. “We zijn continu in gesprek met assistants en bezoeken opdrachtgevers regelmatig,” vertelt Suzanne. “Daardoor weten we precies wat er speelt en welke belangrijke ontwikkelingen eraan komen.”
De aanpak van Secretary Plus kenmerkt zich door:
- Persoonlijk maatwerk, afgestemd op iedere organisatie
- Praktijkervaring, opgebouwd uit duizenden bemiddelingen
- Een sterk team van senior interim-assistants, inzetbaar wanneer dat nodig is
- Een continue verbinding met de markt en haar ontwikkelingen, zodat advies altijd actueel is
Die combinatie is volgens Lisanne doorslaggevend. Secretary Plus komt niet met een rapport dat in een la verdwijnt, maar met concrete en haalbare oplossingen die het secretariaat daadwerkelijk versterken.
De onmisbare rol van het secretariaat
De assistant van nu is allang niet meer de stille kracht achter de schermen, maar een proactieve partner die richting geeft en de organisatie vooruithelpt. “Wie assistants écht benut, haalt er een teamspeler bij die rust en overzicht brengt, maar ook kansen signaleert en aangrijpt,” zegt Lisanne. “Zo groeit het secretariaat uit tot een rol die niet alleen strategisch en zichtbaar is, maar vooral onmisbaar.”
Secretary Plus ziet daarbij duidelijke voordelen voor organisaties die investeren in hun secretariaat:
- Hogere productiviteit door efficiëntere processen
- Minder verloop door waardering en ontwikkelingsmogelijkheden
- Beter werkgeverschap en tevreden teams
- Verminderde kwetsbaarheid door goede vervangbaarheid
“Een sterk secretariaat voel je in de hele organisatie,” sluit Lisanne af.
Lisanne Wierenga
Lead Consultancy
Met haar expertise helpt Lisanne organisaties hun secretariaat strategischer in te richten.
Bekijk haar LinkedIn-profiel →Suzanne Hanssens-Grandia
HR Manager
Suzanne pleit voor erkenning en investering in secretariaten als cruciale spil van elke organisatie.
Bekijk haar LinkedIn-profiel →
Versterk je organisatie met een sterk secretariaat
De assistant van nu is een strategische partner die prioriteiten stelt, verbanden legt en vooruitkijkt. Suzanne en Lisanne zien dagelijks hoe groot de impact is zodra organisaties die waarde wél erkennen.
“Assistants zijn de oren en ogen van de organisatie,” zegt Suzanne. “Ze zien wat er speelt, signaleren en adviseren. En als je druk bent of veel onderweg, is het ontzettend fijn iemand te hebben op wie je volledig kunt vertrouwen.”
Het gesprek met de twee laat weinig twijfel over: het secretariaat is niet zomaar ondersteunend, maar een onmisbare schakel die organisaties wendbaarder en effectiever maakt. De vraag is dan ook niet óf die rol belangrijk is, maar hoe organisaties hem optimaal benutten. En precies daar ligt hun missie.
Meer weten?
Ontdek onze consultancy oplossingen of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.