In februari 2025 begon Daviënn aan het leerwerktraject van Secretary Plus dat wij in samenwerking met Schoevers aanbieden. Nu zij het traject bijna afrondt, kijkt zij anders naar het assistantvak dan toen ze begon. Als assistant in regio Groningen vertelt zij over de veelzijdigheid van het vak en de vaardigheden die daarbij komen kijken.

Hoe keek je vroeger naar het assistantvak?

Vroeger dacht ik bij een assistant vooral aan agenda's beheren, afspraken inplannen en administratieve werkzaamheden. Door het leerwerktraject ben ik gaan inzien dat het veel meer is dan alleen die basistaken. Je bent een sparringpartner, denkt mee, anticipeert en krijgt veel verantwoordelijkheid. Mensen zeggen vaak dat geen dag hetzelfde is, maar dat merk je ook echt in de praktijk. Je moet goed kunnen schakelen.

Welke drie woorden omschrijven een assistant volgens jou?

Vooruitdenken, organiseren en ontzorgen. Een goede assistant is niet iemand die alleen taken uitvoert. Je moet ook goed kunnen organiseren. Uiteindelijk zorg je ervoor dat degene die je ondersteunt zich kan focussen op zijn of haar eigen werk. Ik zeg het niet graag, maar je bent wel echt de stille kracht op de achtergrond. Tegelijkertijd zijn we ook zeker de kracht, niet alleen de stille kracht.

Wat is de grootste misvatting over het assistantvak?

Ik denk dat mensen soms onderschatten hoeveel er eigenlijk op ons afkomt. Je bent aan het plannen en organiseren, maar moet ook snel kunnen schakelen en ondertussen nauwkeurig blijven werken. Vanaf de buitenkant lijkt het misschien makkelijk, maar er zit veel verantwoordelijkheid in wat je doet. Het is vooral het onderschatten van hoeveel wij als assistants eigenlijk doen.

Waarom is een afspraak inplannen vaak ingewikkelder dan mensen denken?

Daviënn merkt dat zij regelmatig opmerkingen hoort over het plannen van afspraken.

Ik hoor weleens: 'Je plant toch gewoon wat afspraken in?' Dat klinkt heel simpel, maar achter een afspraak inplannen zit veel meer. Je houdt rekening met reistijd, prioriteiten en andere afspraken die al in de agenda staan. Soms zijn er meerdere personen betrokken en wordt het echt puzzelen. Ondertussen ben je ook nog bezig met alle andere werkzaamheden.

Achter een afspraak inplannen zit veel meer dan mensen vaak denken

Wat heb je geleerd van onverwachte of chaotische situaties?

Ik heb niet één specifieke situatie waarvan ik kan zeggen dat die er echt uitspringt. Wel heb ik meerdere keren meegemaakt dat afspraken of bijeenkomsten op het laatste moment anders liepen dan gepland. Dat is denk ik voor iedere assistant een kleine nachtmerrie. Soms wijzigt er iets of gaat er iets mis en dan kan een situatie snel chaotisch worden.

Juist op zulke momenten heeft Daviënn geleerd hoe belangrijk het is om rustig te blijven. Ik kijk eerst wat op dat moment het belangrijkste is en waar de prioriteiten liggen. Vervolgens probeer ik stap voor stap het probleem op te lossen. Daarbij vind ik het belangrijk om goed te communiceren met de mensen die betrokken zijn. Zo blijft iedereen op de hoogte van wat er speelt en wat er eventueel verandert.

Wanneer ben je het meest trots op jezelf als assistant?

Ik ben vooral trots op de momenten waarop een opdrachtgever uitspreekt dat ik echt iets voor hem beteken. Omdat je op interimbasis werkt, kom je ergens binnen en moet je eerst je plek vinden. Je leert de organisatie en de werkwijze kennen en dat kost tijd. Als je dan merkt dat iemand op je kan vertrouwen en blij is met je ondersteuning, maakt mij dat ontzettend trots. Dat zijn momenten die voor mij heel veel betekenen.

Wat betekent waardering van een opdrachtgever voor jou?

Ook complimenten van opdrachtgevers blijven haar bij. Ik weet niet meer precies welke woorden er werden gebruikt, maar vooral de momenten waarop een opdrachtgever zijn waardering uitspreekt, blijven me altijd bij. Als iemand zegt dat hij blij is dat ik er ben, op mij kan vertrouwen en dat ik iets voor hem beteken, dan vergeet ik dat niet meer.

Welke vaardigheden maken volgens jou het verschil?

Wat ik bijna nooit in een functieomschrijving zie staan, maar wat wel belangrijk is, is het kunnen aanvoelen wat iemand nodig heeft. Niet iedereen zegt letterlijk wat hij of zij nodig heeft. Soms merk je dat iemand het druk heeft of ergens ondersteuning bij kan gebruiken en dan probeer ik daar zelf op in te spelen. Het aanvoelen wat iemand nodig heeft en iemand echt leren kennen, hoort wat mij betreft bij het vak.

Hoe leer je een nieuwe opdrachtgever snel kennen?

Bij nieuwe opdrachten probeert Daviënn eerst goed te luisteren en te observeren. Ik kijk bijvoorbeeld naar hoe iemand zijn of haar agenda gebruikt, omdat agendabeheer op dit moment een groot deel van mijn werk is. Ook let ik op hoe iemand communiceert en waar de knelpunten zitten. Daarnaast vraag ik altijd wat iemand van mij verwacht en wat voor hem of haar prioriteit heeft. Zo leer je iemand echt kennen en leer je de werkwijze snel begrijpen.

Welke vraag stel je altijd aan een opdrachtgever?

Ik vraag altijd wat de verwachtingen van mij zijn. Iedereen werkt anders en heeft andere verwachtingen van een assistant. Als ik weet wat iemand belangrijk vindt, kan ik daar beter op inspelen en uiteindelijk de ondersteuning bieden die iemand nodig heeft.

Daviënn heeft geleerd hoe belangrijk die vraag is. Ik had een keer niet duidelijk genoeg gevraagd naar de verwachtingen. Daardoor heb ik geleerd hoe belangrijk het is om dat juist wel te doen. Door vanaf het begin goed te bespreken wat iemand van mij verwacht, wat de prioriteiten zijn en hoe iemand ondersteund wil worden, kun je veel beter aansluiten bij wat iemand nodig heeft.

Welke werkwijze helpt jou dagelijks in je werk?

Ik heb mezelf aangeleerd om dingen direct op te schrijven zodra ik ze hoor of bedenk. Omdat wij veel schakelen en met veel zaken tegelijk bezig zijn, denk je soms dat je iets wel onthoudt. In de praktijk is dat niet altijd zo. Door het direct vast te leggen hoef ik het niet in mijn hoofd te bewaren en kan ik veel rustiger werken.

Hoe kijk je naar AI binnen het assistantvak?

Op dit moment gebruik ik AI vooral voor inspiratie. Bijvoorbeeld voor uitnodigingen, communicatie-uitingen, e-mails of posters. Vaak weet ik wel wat ik wil zeggen, maar vind ik het lastig om het op de juiste manier te formuleren. Dan helpt AI mij om ideeën op te doen. Op basis daarvan maak ik vervolgens mijn eigen verhaal.

Volgens Daviënn is er één vaardigheid die door de komst van AI nog belangrijker is geworden. Kritisch blijven kijken. Dat was altijd al belangrijk, maar met de komst van AI nog meer. Je kunt niet zomaar alles overnemen. Je moet altijd zelf beoordelen of iets klopt, aansluit bij wat je hebt gevraagd en of het daadwerkelijk bruikbaar is.

Heeft AI jouw kijk op het assistantvak veranderd?

Mijn kijk op het assistantvak is niet enorm veranderd, omdat ik bij mijn huidige opdracht nog beperkt met AI werk. Tegelijkertijd zie ik wel dat AI in de toekomst een grote rol kan spelen. Het kan bepaalde werkzaamheden makkelijker en efficiënter maken. Daarmee zie je ook dat het assistantvak verandert. Tegelijkertijd laat het zien hoe belangrijk de menselijke kant van het vak blijft.

Juist door de komst van AI blijft de menselijke kant van het assistantvak belangrijk

Welk advies zou je geven aan iemand die twijfelt over het leerwerktraject?

Gewoon proberen. Ik twijfelde in het begin ook, maar je moet het gewoon doen. Je hoeft niet meteen te weten waar je uiteindelijk terecht wilt komen of wat je precies wilt gaan doen. Dat ontdek je juist door de combinatie van werken en leren. Je krijgt de kans om jezelf verder te ontwikkelen.

Waarom past het assistantvak zo goed bij jou?

Wanneer Daviënn terugkijkt op haar ervaring binnen het leerwerktraject, merkt zij dat veel aspecten van het assistantvak goed aansluiten bij wie zij als persoon is.

Dat komt doordat veel eigenschappen die je nodig hebt voor dit vak goed bij mij passen. Ik hoor weleens dat ik geboren ben voor dit werk en mijn Managing Consultant Lotte zegt ook weleens dat ik hart en nieren heb voor het assistantvak. Daar zit zeker iets in. Ik vind het leuk om te organiseren, vooruit te denken en anderen te helpen en ondersteunen. Dat zijn voor mij de basis van het vak. Ook buiten mijn werk doe ik dit vaak, omdat het in mijn karakter zit. Daardoor voelt het niet als werk, maar als iets wat van nature bij mij past