3 vragen die jij als assistant zeker hoort aan je bureau

Als management assistent of secretaresse ben je een manusje van alles met multitalent. Of het nu gaat om je ondersteuning of taken op het gebied van project- of officemanagement. Soms lijkt het wel of je het hele kantoor draaiende houdt. Je collega’s weten dat ook, zelfs maar al te goed. Let maar op: deze drie verzoeken zijn het bewijs. Wedden dat jij ze herkent?

1. ‘Regel jij dat even?’

Wat is je functie eigenlijk? Personal Assistant, Managementassistent, Secretaresse of Schaap met vijf poten? Aangevuld met praatpaal, regeltante en troubleshooter? Omdat je collega’s je waarderen om je probleemoplossend vermogen, staan ze ook met allerlei vreemde verzoeken aan je bureau. Bijvoorbeeld als de koelkast een vreemde geur heeft, de printer een opdracht weigert, het internet eruit ligt, iemand een last-minute-cadeautip nodig heeft of weer eens een document niet kan vinden.

Tip: Weet jij de oplossing ook niet? Heb je geen tijd? Of ook geen zin om je werk te onderbreken om de koelkast te inspecteren en uit te boenen? Toon dan begrip en denk mee over alternatieve oplossingen, maar spring niet meteen in de bres. Je zult merken dat je collega’s dat ook best overleven. 

2. ‘Wil je dat vandaag nog doen?’

Uiteraard sta je graag voor je collega’s klaar. Ze melden zich dan ook vaak met spoedopdrachten aan je bureau. Zouden ze het doorhebben dat iedereen altijd zijn of haar eigen verzoek het meest urgent vindt?

Tip: Wees eerlijk en open over wat in jouw planning mogelijk is: jij kent je prioriteiten. Het helpt bijvoorbeeld om je to-do-lijst erbij te pakken, zodat ook je collega een beeld krijgt van de hoeveelheid werk die al op jouw bordje ligt. En anders ‘koop je tijd’. Zeg dat je nog niet weet of het vandaag lukt, maar dat je dat voor de middagpauze laat weten. Of dat het je vandaag niet lukt, maar morgenochtend wel.

3. ‘Jij kunt dat zo goed! Pak jij het deze keer ook weer op?’

Leuk, een compliment! Komt zo’n teken van waardering weinig voor? Maar pas op! Op deze manier spant iemand je elke keer voor hetzelfde karretje …

Tip: Luister daarom goed naar je onderbuikgevoel. Grote kans dat er hier alarmbellen af gaan: je collega manipuleert je immers met mooie woorden om je een klus in de maag te splitsen. Wees daarop alert en reageer meteen: ‘Bedankt voor je aardige woorden. Dit jaar heb ik echter weinig tijd voor het organiseren van de open dag. Daarnaast is een andere invulling van de open dag ook wel eens leuk. Misschien kan iemand met een frisse blik de organisatie op zich nemen?‘