Vacature: Management Assistent fulltime in Zwolle via Secretary Plus Zwolle


  • Zwolle
  • MBO
  • Vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 9 jul 2018
  • 2018000803

Wat ga je doen?

In deze zelfstandige, afwisselende en uitdagende functie, ga jij je fulltime (36-40 uur) bezighouden met het ondersteunen van de directeur VMBO en de directeur MBO.
Hierbij licht de focus op het verlenen van management-, algemene en secretariële ondersteuning aan de onderwijslocatie. Hierbij beheer je natuurlijk beide agenda’s, waarbij je soms zeer complexe afspraken moet plannen. Daarnaast neem je alle binnenkomende post en mail in behandeling.
Hierbij is het van belang dat je in staat bent om de urgentie hiervan in te schatten en dit naar eigen inzicht eventueel al af te handelen. Verder voorzie je de directeur van vergaderstukken voorafgaand aan een vergadering en notuleer je tijdens deze.

Daarnaast kun je denken aan de volgende werkzaamheden:

  • Afhandelen van telefoongesprekken;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe instanties;
  • Tijdig signaleren van zaken en gebeurtenissen waarvan de Directeur eventueel op de hoogte moet zijn;
  • Administratieve ondersteuning zoals: archiveren, voorbereiden van vergaderingen, bijhouden van medewerkersdossiers, beoordelen van teksten etc.;
  • Opstellen en verspreiden van interne nieuwsbrieven;
  • Coördineren van en zorgdragen voor de organisatie van diverse activiteiten zoals studiedagen, personeelsuitjes, kerstpakketten etc.

Wie ben je?

Voor deze functie zoeken wij een stevige persoonlijkheid met zeker een aantal jaren in een soortgelijke functie. Is dit ook nog bij een soortgelijke organisatie, dan is dit een grote pré! Meedenken, vooruitdenken en ook de directeuren durven tegenspreken mocht dit nodig zijn, is voor jou geen enkel probleem.

Jouw mentaliteit is altijd no-nonsense. Je bent stressbestendig, nuchter en kunt snel schakelen mocht dit nodig zijn. Hard werken en daarna de vruchten plukken: dat past bij jou.
Daarnaast heb je een proactieve instelling. Als rasechte ondersteuner zie jij het werk liggen en denk je vooruit. Wat kan ik nu alvast doen?

Daarnaast beschik je in ieder geval over het volgende:

  • Een relevante opleiding (voorkeursrichting: secretarieel) op in ieder geval MBO niveau 4;
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Een uitstekende mondeling en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
  • Werkervaring in een soortgelijke organisatie is een pré;
  • Ervaring met fusies is een pré;
  • Administratieve nauwkeurigheid;
  • Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden.

Over het bedrijf

Kom jij werken voor deze ‘groene’ onderwijsinstelling in Zwolle die altijd in ontwikkeling is?
Respect is een belangrijke kernwaarde en het toekomstperspectief van de leerlingen en studenten wordt centraal gesteld in alles wat zij doen. Daarbij gaan zij uit van de volgende vier pijlers:
Vakmanschap, samenwerking, maatwerk en ondernemendheid.

Op de locatie Zwolle bieden zij groen vo-onderwijs en veel mbo-opleidingen. De locatie kenmerkt zich door moderne, frisse en open uitstraling. Op de locatie zijn verschillende praktijkruimtes aanwezig, zoals een kas, trimsalon en techniekhal. In de studentenwinkel op de begane grond verkopen mbo-studenten diverse groene producten. Het gebouw oogt groot, maar kan toch kleinschalig worden genoemd. De diverse opleidingen, van vo tot mbo, hebben hun eigen vaste plek in de school. Op de locatie volgen ruim 450 leerlingen een groene vo opleiding en circa 1200 studenten een mbo-opleiding.

De onderwijsinstelling zal binnenkort worden samengevoegd met een andere bekende onderwijsinstelling. Vanaf 1 augustus 2018 zullen beide organisaties dan verder gaan als één organisatie en samen (onder een nieuwe naam) verder werken aan de ambitie om het groene beroepsonderwijs in Oost-Nederland een nieuwe kwaliteitsdimensie te geven.

Wat bieden wij jou?

Wat deze functie leuk maakt volgens de HR Adviseur:
De functie is heel erg afwisselend, je hoeft je echt niet snel te vervelen. Daarnaast is onze organisatie heel erg laagdrempelig en heerst er een open cultuur. Daarnaast krijg je veel vertrouwen. Je krijgt de vrijheid om zaken die beter/anders kunnen op te pakken en te verbeteren. Wij staan écht open voor nieuwe initiatieven en ideeën en hopen dan ook zeker dat iemand daarmee komt. Verder zijn wij sowieso al een dynamische organisatie waar altijd wat gebeurt, maar zeker met de punten die nog op het programma staan, waaronder een fusie, is er genoeg uitdaging te vinden!

In deze zelfstandige functie wordt veel van je verwacht, maar daar krijg je ook zeker veel voor terug.
Veel vakanties bijvoorbeeld! Makkelijk als je zelf bijvoorbeeld schoolgaande kinderen hebt. Daarnaast krijg je een eigen kantoor, zodat je lekker rustig kunt werken. En ook niet onbelangrijk: een passend salaris. Je wordt (op basis van ervaring) ingeschaald tussen de €1893,00 en €2842,00.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Zwolle
Zwolle@secretary-plus.nl