Vacature Management Assistants 24 - 32 uur via Secretary Plus Schiphol


  • SCHIPHOL
  • Schoevers
  • Tijdelijk
  • 24 uur
  • Publicatie: 17 mei 2018
  • 2018000601

Wat ga je doen?

Heb jij affiniteit met de luchtvaart en alles wat daar bij komt kijken? Word jij ook zo gelukkig als je afslag Schiphol mag nemen? Stel je eens voor dat jij dit kan combineren voor 24 – 32 uur per week in een baan als assistant. Voor onze opdrachtgever hebben wij namelijk een vacature voor een management assistant die per direct kan starten. In eerste instantie zal dit op detacheringsbasis zijn, maar de mogelijkheid bestaat dat jij in dienst treed bij de opdrachtgever.

Voor deze functie is het belangrijkste dat jij een echte verbinder bent, pro actief, beschikt over een hands-on mentaliteit en verbanden kan leggen. Herken jij jezelf in deze kernwoorden? Dan ben ik op zoek naar jou!

Wie ben je?

Je komt een 2-tal managers te ondersteunen en een projectteam van ca. 12 personen. De belangrijkste taken van de functie:

  • Communicatie: je bent zowel intern als extern het aanspreekpunt voor het projectteam, de werkgroepen, begeleidingsgroep en stuurgroep. Je bent in staat om op alle niveaus binnen uiteenlopende organisaties te communiceren en bruggen te slaan.
  • Complex agendabeheer: je beheert de agenda van de projectmanager en plant voor het projectteam, de werkgroepen, begeleidingsgroep en stuurgroep interne en externe vergaderingen in. Je bent in staat om met meerdere agenda’s tegelijk te werken en te zorgen voor een werkbare planning binnen gestelde deadlines. Het bewaken van de opkomst is tevens onderdeel van het agendabeheer.
  • Organiseren: voor de interne en externe vergaderingen organiseer je de logistieke aspecten daaromheen zoals vergaderruimtes, catering, beamer/flipover, het aanmelden van bezoekers en het voortijdig versturen van stukken.
  • Administratief: je verzorgt de verslaglegging (uitgebreid of actielijst) van het wekelijkse projectteamoverleg, je verstuurt stukken naar projectteam, de werkgroepen, begeleidingsgroep en stuurgroep en zorgt er voor dat stukken worden opgeslagen in het documentbeheersysteem. Het maken en bijhouden van absentie-overzichten en het in concept aanleveren van diverse agenda’s behoort ook tot je administratieve taken.
  • Wat verwachten van jou in deze rol en binnen deze dynamische omgeving? Iemand die stevig in de schoenen staat en zelfstandig dingen gedaan weet te krijgen. Je hebt een professionele, initiatiefrijke en ontzorgende instelling en kunt op diverse niveaus adequaat/tactvol functioneren en makkelijk schakelen. Tenslotte ben je punctueel, accuraat en je hebt een vriendelijke en toegankelijke persoonlijkheid met verantwoordelijkheidsgevoel.

Wat bieden wij jou?

gesprek met je aan en ontvang ik je CV via haarlem@secretary-plus.nl

  • Een HBO werk- en denkniveau door opleiding en/of werkervaring.
  • Je hebt minimaal 3-5 jaar werkervaring als projectsecretaris, managementassistente of directiesecretaresse binnen een professionele organisatie.
  • Zeer flexibele instelling.
  • Communicatief sterk.
  • Sterk ontwikkeld organisatie vermogen.
  • Ontzorger
  • Initiatiefrijk en creatief.
  • Discreet.
  • Kennis van projectmanagement is een pré.
  • MS Office heeft geen geheimen voor jou.

Zie jij jezelf als de ideale match? Wacht niet langer en solliciteer! Hoe sneller hoe beter… Start jij de zomer met een uitzicht over de start- en landingsbaan?
Mocht je nog vragen hebben zijn onze collega’s Yentl Gebbink en Fleur Hissink bereikbaar op +31 23 55 14 895 of via haarlem@secretary-plus.nl. Zij kunnen je alle ins- en outs vertellen over deze mooie functie.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Schiphol
haarlem@secretary-plus.nl