Tijdelijke Assistent via Secretary Plus Amsterdam


  • Utrecht
  • MBO 3/4
  • Tijdelijk
  • 24 uur
  • Publicatie: 27 aug 2021
  • 1AV0059321

Wat ga je doen?

Ben jij een ster in plannen, voel je anderen goed aan en deins je niet terug voor complexe dynamiek van een programma? Ben jij vanaf 20 september tot medio februari beschikbaar voor 24 uur?
Lees dan gauw onderstaande vacature;
In verband met een zwangerschapsverlof zijn wij tijdelijk op zoek naar een Programme Assistant voor onze opdrachtgever in Utrecht Centrum.
In jouw rol als Programme Asssitant ondersteun je voornamelijk de Programme Manager, maar ook twee andere managers van de afdeling.

Hoe ziet jouw takenpakket eruit?

  • Agendabeheer van programma manager en manager MO;
  • Inbox bijhouden programma manager + aardwarmte inbox;
  • Plannen van afspraken voor de programma manager, manager MO en AM;
  • Plannen van complexe vergaderingen voor de teams van MO en AM;
  • Ondersteuning bij vragen vanuit de teams/ projecten;
  • Introductiegesprekken plannen bij komst nieuwe medewerkers + check of alles is geregeld;
  • Organiseren van interne team bijeenkomsten, teamuitje/ borrel etc.;
  • Vluchten/ treinreizen buitenland boeken (mocht dit nodig zijn);
  • Je vervangt andere Programme Assistant bij afwezigheid (alleen spoed vragen);
  • Je administreert documenten, handelt contracten af en levert tijdig de informatie die jouw collega's nodig hebben;
  • Je biedt ondersteuning aan de Programme Manager bij het onderhouden van contact met interne en externe stakeholders.

Wie ben je?

Jij weet op een slimme manier diverse agenda’s te combineren, pakt taken snel op en denkt altijd een stapje vooruit. Je stelt de juiste prioriteiten, je communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus; zowel intern als extern. Kort samengevat; Jij bent de verbindende factor die graag meedenkt!
Wat vragen wij verder?

  • Je hebt een afgeronde MBO secretariële opleiding;
  • Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een zelfstandige functie waarbij plannen en organiseren het belangrijkste component is. Ervaring in een grotere (non-profit of technische) organisatie is een pre;
  • Kennis en goede beheersing van MS Office;
  • Je hebt ervaring met het organiseren van online meetings en bent bekend met programma's zoals Teams, Zoom, Webinargeek, etc.;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is noodzakelijk.

Over het bedrijf

Een groeiend bedrijf met een belangrijke rol in de Nederlandse energiesector. Binnen de organisatie heerst er een prettige werksfeer, waar iedereen erg toegankelijk is. Het bedrijf heeft 160 medewerkers in dienst.

Wat bieden wij jou?

  • Een tijdelijk, parttime contract voor 24 uur;
  • Een salarisindicatie tussen €2470 en €3300,- o.b.v. een 40-urige werkweek;
  • Reiskostenvergoeding;
  • Een fraaie werkplek in hartje Utrecht ( op loop afstand van Utrecht CS). Vanwege Covid-19 wordt er deels thuisgewerkt.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Amsterdam
amsterdam@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.