Teamassistent parttime 32 uur via Secretary Plus Utrecht


  • Utrecht
  • HBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 32 uur
  • Publicatie: 30 aug 2019
  • 1AV0000576

Wat ga je doen?

Als teamassistent Service & Beheer krijg je een afwisselende baan, met een intern informele en naar buiten toe meer formele werksfeer, opererend in een dynamische externe omgeving. Je bent onderdeel van het team Service & Beheer onder aansturing van de leidinggevende van dat team. Het team is in beweging. Er vindt een professionaliseringsslag plaats naar aanleiding van verschillende nieuwe uitdagingen, zoals wetgeving in het kader van informatiebeveiliging en de ontwikkeling van nieuwe ICT-diensten voor onze leden. De basis voor deze vernieuwingen is al gelegd, jij helpt mee deze verder uit te bouwen en te borgen binnen het team.
Wat ga je doen?

  • Secretariaat
  • Complexe agenda- en vergaderplanning
  • Afhandelen van e-mail en telefoon
  • Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
  • Ondersteuning teamoverleg (agenda en besluitenlijst)
  • Aandeel in de gezamenlijke secretariële taken van het bureau, zoals telefoon beantwoorden, bezoekers ontvangen en opvang bij piekdrukte
  • Communicatie
  • Proactieve en adviserende rol in de communicatie vanuit Service & Beheer (S&B) richting klanten (leden) en leveranciers
  • Beheer van de web- en extranetpagina, input leveren namens S&B in o.m. nieuwsbrieven
  • Als achterwacht van de vaste medewerker opvangen en telefonisch afhandelen van eerstelijns meldingen bij de Servicedesk
  • Documentenbeheer o Je onderhoudt en borgt documenten volgens de richtlijnen van ISMS o Je organiseert bij ISMS behorende audits en vergaderingen, inclusief agendavoering en verslaglegging
  • Contractbeheer
  • Beheer van het CRM-systeem voor Service & Beheer
  • Faciliteren van het team bij contract- en leveranciersmanagement door monitoring van contracten, SLA’s, verwerkersovereenkomsten e.d.

Wie ben je?

Jouw eigenschappen:

  • Je hebt een proactieve houding en sterk ontwikkelde competenties op het terrein van flexibiliteit, prioriteitenstelling en klantgerichtheid.
  • Je kunt zowel zelfstandig werken als samenwerken in een team en kunt omgaan met de balans daartussen.
  • Je hebt gevoel voor verhoudingen, humor en relativeringsvermogen.
  • Je werkt resultaatgericht maar met oog voor detail, ook onder druk.
  • Je hebt een HBO werk- en denkniveau en aantoonbare werkervaring (minimaal 5 jaar) in een zelfstandige ondersteunende functie.
  • Je hebt uitstekende kennis van en ervaring met het Office 365 pakket.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Ervaring met CRM-pakketten en contractmanagement is een pré.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een branchevereniging voor organisaties die hulp en bescherming bieden. Gevestigd in Utrecht.

Wat bieden wij jou?

  • Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • Een tijdelijk dienstverband voor 1 jaar (met uitzicht op vast), 4 dagen van 8 uur per dag, in elk geval maandag en vrijdag, overige dagen in overleg.
  • Indeling van de functie op basis van ervaring en opleiding in schaal 6 (min. 2.615,17, max. 3.234,63 bij 36 upw).
  • Eindejaarsuitkering, vakantiegeld en deelname in pensioenfonds Zorg & Welzijn.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.