Hoofd Secretariaat via Secretary Plus Amsterdam


  • Rotterdam
  • HBO
  • Vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 14 nov 2021
  • 1AV0065299

Wat ga je doen?

Zie jij een nieuwe functie als een uitdaging? Zet jij graag ergens je tanden in en ga je er voor de volle 200% voor? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Voor onze opdrachtgever een vooraanstaand bedrijf op het gebied van bulklogistiek zijn wij op zoek naar een Team Manager Office Support. In deze rol kom je nauw samen te werken met 5 andere collega’s binnen het Office Support Team. Samen ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Business Support Directors. Daarnaast geef jij sturing en leiding aan het team en zorg je er samen voor dat er een professionaliseringsslag gemaakt wordt. Ben jij innovatief? Denk jij graag in oplossingen? En zie jij kansen liggen al ver voordat iemand anders deze signaleert? Lees snel verder want dit is de rol voor jou!
In deze rol ben je dus zowel PA als ook Team Manager van het Office Support Team.
Office Support Team Manager
Als Office Support Team Manager stuur je een team van 5 medewerkers aan en ben je eindverantwoordelijk voor de facilitaire zaken. Jij weet het werk goed te coördineren en tilt het team naar een hoger level. Als manager weet jij het team te inspireren, ligt de focus op individuele ontwikkeling van jouw teamleden en verdere professionalisering van de afdeling. Kortom je bent een spin in t web voor de afdeling en gaat samen voor het beste resultaat!
Eerste aanspreekpunt voor kantoor gerelateerde vragen;

  • Het beheren van de telefooncentrale;
  • Het boeken van accommodaties en vluchten;
  • Het voorbereiden van visum aanvragen;
  • Het bieden van ondersteuning bij events en beurzen;
  • Het behandelen van de post.

Personal Assistant:

  • Jij zorgt dat de agenda perfect gepland en afgestemd staat;
  • E-mail beheer en het organiseren van informatie binnen Teams/ Sharepoint;
  • Het voorbereiden (o.a. Powerpoint skills) en organiseren van bijeenkomsten;
  • Het uitwerken van correspondentie in Engels
  • Jij bent de eerste vraagbaak voor (externe) contacten bij afwezigheid Business Unit Director;
  • Het organiseren en plannen van buitenlandse reizen.

Wie ben je?

Servicegericht, gedreven en een echte teamplayer. Dit zijn kwaliteiten die goed bij jouw passen. Door jouw prettige manier van communiceren weet je andere te motiveren en inspireren en zorg jij je collega’s in beweging komen. Je bent organisatorisch sterk, standvastig en organisatie sensitief. Ook beschik je over de volgende functie eisen:

  • Hbo werk- en denkniveau met enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een internationale organisatie;
  • Uitstekende beheersing van de Engelse taal (native niveau). Voertaal is Engels;
  • Maar ook uitstekende kennis van de Nederlandse taal;
  • Uitstekende digitale vaardigheden, inclusief Microsoft Office en in het bijzonder PowerPoint;
  • Fulltime of parttime (32 uur) beschikbaar en geen 9-5 mentaliteit;
  • Van nature nieuwsgierig om nieuwe dingen te leren vooral op het gebied van digitale vaardigheden.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een familiebedrijf dat is opgericht in 1920 en een hoofdkantoor heeft in Rotterdam. Ze zijn een dienstverlener in bulklogistiek voor de chemische-, gas-, polymeer-, en droge voedingsmiddelenindustrie. Op dit moment zijn er meer dan 1.800 medewerkers wereldwijd werkzaam en hebben ze 43 vestigingen op verschillende locaties. Ze zijn ontzettend trots dat ze sinds 2020 het predicaat “Koninklijk” mogen dragen.

Wat bieden wij jou?

  • Salaris tussen de €4000 en €4750 obv 40 uur afhankelijk van je werkervaring;
  • Een groeiende en informele organisatie met ambitieuze doelen;
  • Een functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in een professioneel en leuk team;
  • Een goed arbeidsvoorwaardenpakket met o.a. 30 verlofdagen, flexibele werktijden, een caring/vitaliteits budget en een goede, moderne pensioenregeling;
  • Veel aandacht voor persoonlijke groei en ontwikkeling.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Amsterdam
amsterdam@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.