Secretaresse ziekenhuis parttime via Secretary Plus Utrecht


  • Utrecht
  • HBO
  • Vast
  • 24 uur
  • Publicatie: 21 mrt 2019
  • 2019000270

Wat ga je doen?

Inhoud functie
De secretaresse van het diagnostisch laboratorium verricht ondersteunende en secretariële werkzaamheden voor het hoofd van deze afdeling als ook (een deel van) de staf.

Plaats binnen de organisatie
Als secretaresse van het diagnostisch laboratorium vorm je samen met de management assistente van het diagnostisch laboratorium het secretariaat. Dit secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Zorg, valt hiërarchisch onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van het diagnostisch laboratorium en functioneel onder de teamleider van het secretariaat.

Taken en verantwoordelijkheden

  • Ontzorgt de staf van het diagnostisch laboratorium op secretarieel en organisatorisch gebied.
  • Bijhouden van accreditatiepunten, publicatie/tijdschrift beheer, verwerken van declaraties, regelen van zendingen per koerier.
  • draagt zorg voor het tijdig en accuraat verwerken van in- en uitgaande (elektronische) post, kopieert, archiveert correspondentie en verzorgt mailingen.
  • Adhoc werkzaamheden; regelen van bloemen of attenties, ophalen of begeleiden van bezoekers, afhalen van poststukken of pakketten bij de afd. logistiek, bestellen van kantoorartikelen.
  • handelt zelfstandig telefoon- en mailverkeer af.
  • verzorgt trein-/vliegtickets en hotelovernachtingen en zo nodig visum aanvragen.
  • verstrekt informatie aan in- en externe partijen, bewust van het vertrouwelijk karakter hiervan.
  • Indienen van facilitaire verzoeken, reserveren van vergaderruimtes en catering etc.
  • ICT; aanvragen van (dienst) telefoons, regelen toegang tot bepaalde mappen G-schijf, autorisatie inzage voor diverse systemen.
  • Maakt afspraken in de agenda van de stafleden op aanvraag (geen 1:1 agendabeheer)
  • telefonisch onderhoud met externe en interne contacten, bv. voor het maken afspraken, contact met Service Desk, postkamer etc.
  • Voorbereiding en notuleren van besprekingen.
  • Ondersteunt bij diverse projecten.
  • Administratieve werkzaamheden, het verwerken van documentatie en gegevens in Quaero, Surfdrive, Panama etc.
  • Verjaardagen collega’s bijhouden en cadeautjes verzorgen.
  • Beheer van diverse mailboxen.

Wie ben je?

Een persoon die enthousiast, gepassioneerd en makkelijk in omgang is en in staat is een goede samenwerking op te bouwen met het hoofd en de staf als ook de collega’s van het diagnostisch lab en secretariaat zorg. Iemand die representatief is, van aanpakken weet en die denkt in mogelijkheden en oplossingen. Een organisatie sensitief persoon, die stressbestendig is, een flexibele, proactieve houding heeft en zich herkent in onze kernwaarden.

Je bent beschikbaar op maandag, dinsdag en de donderdag.

Opleiding en ervaring

  • MBO denk- en werkniveau;
  • werkervaring in een soortgelijke functie;
  • beheersing van de medische terminologie en ervaring in het ziekenhuis is een pré;
  • ervaring met MS Office (Word, Outlook, Powerpoint en Excel), Adobe-reader.
  • goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk is een pré;

Over het bedrijf

“Een glimlach en wat zonneschijn, dat vind iedereen toch fijn? Het laat alle zorgen verdwijnen. Wil jij onze opdrachtgever helpen om voor de kinderen “de zon” weer een beetje te laten schijnen? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Onze opdrachtgever is gespecialiseerd in Kinderoncologie en behoord tot de allerbeste centra van de wereld. Dit hebben zij bereikt door topzorg en top research te combineren in een nationaal kinderoncologisch centrum, een centrum waar de patiënt centraal staat.

Wat bieden wij jou?

Werken bij:

  • Je valt onder de cao ziekenhuizen
  • De aanstelling is voor partime 24 uur per week
  • Het betreft in eerste instantie een aanstelling voor één jaar (met uitzicht op verlenging)
  • De functie is ingeschaald in FWG 45 van de cao ziekenhuizen
  • Mooie werkplek in Utrecht

Ben jij enthousiast geworden na het lezen van deze vacature? Solliciteer dan via onderstaande button en wellicht gaat de zon dan voor jou schijnen in deze nieuwe uitdaging.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.