Secretaresse Raad van Bestuur via Secretary Plus Amsterdam


  • Utrecht
  • HBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 32 uur
  • Publicatie: 23 jul 2021
  • 1AV0056965

Wat ga je doen?

Ben jij graag de rechterhand van de Raad van bestuur en de verbinder binnen de organisatie? Houd je van dynamiek en afwisseling en vind je het fijn om zelfstandig je werkzaamheden uit te voeren, maar anderzijds ook in een team te werken en hierin een coördinerende rol te vervullen? Lees dan gauw onderstaande vacature!

Het secretariaat van de Raad van Bestuur en van de Raad van Toezicht is betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van strategie en beleid, maar vooral ook bij de voorbereiding en organisatie van diverse overleggen en projecten. Vanuit jouw rol ondersteun je primair de twee leden van de Raad van Bestuur en ben je ondersteuner van onze Raad van Toezicht. Van de secretaresse Raad van Bestuur wordt een proactieve en meedenkende rol verwacht ten aanzien van de taken van de Raad van Bestuur, zodat het bestuur haar werk zo optimaal mogelijk kan uitvoeren. In de hectiek van de dag, is het nodig dat je proactief bent, het overzicht bewaart, en dat je goed kunt prioriteren en organiseren. Je vindt het leuk om op verschillende niveaus contacten te hebben, zowel binnen als buiten de organisatie. Je houdt rekening met de uitgangspunten die de Raad van Bestuur heeft gesteld ten aanzien van het agendabeheer.

Takenpakket
( Complex) agendabeheer voor de Raad van Bestuur. Ook beheer je de agenda´s voor de manager Strategie, kwaliteit en Innovatie en de manager bedrijfsvoering.
Voorbereiden van overleggen van de Raad van Bestuur; je verzamelt de stukken en zorgt ervoor dat die up-to-date zijn.
Notuleren van overleggen en bewaking van actiepunten waar de Raad van Bestuur bij betrokken is, waaronder het overleg met de externe Behandeldienst, de banken, Gemeentes, e.d.
in samenwerking met de adviseur Marketing en Communicatie organiseer je activiteiten/bijeenkomsten op centraal niveau.
Organisatorisch ondersteunen van projecten en beheer je het centraal projecten overzicht samen met de programmamanager Strategische Verbeelding.
Behandel je inkomende post en mail en het voorbereiden (deels zelfstandig) van in- en externe correspondentie.
Ondersteunen bij onderwerpen op het terrein van klachtenbehandeling, zo beheer je het klachtenregister i.s.m. de kwaliteitsfunctionaris.
Verrichten van representatieve taken voor het bestuur, zoals het ontvangen van bezoekers.

Verder verricht je ook coördinerende taken op het secretariaat. Zo vervul jij een voortrekkersrol t.a.v. efficiency van werkprocessen en –systemen, voer je werkoverleg met het secretariaat en zorg je er bijvoorbeeld voor dat er op het secretariaat volgens de regels van de huisstijl wordt gewerkt.
Je zorgt er ook voor dat het secretariaat iedere dag bezet is, zodat niet alleen de Raad van Bestuur, maar het hele managementteam te allen tijde een beroep kan doen op de ondersteuning van het secretariaat.
Afhankelijk van je profiel wordt gekeken waar we jouw kennis en ervaring nog meer op kunnen inzetten. Onze opdrachtgever staat open voor initiatieven en er zijn ontwikkelmogelijkheden voor deze functie.

Wie ben je?

Wij zijn op zoek naar een positief en gedreven persoon die de verbindende factor van de organisatie zal zijn. Je bent dienstverlenend ingesteld, proactief, flexibel, energiek en stressbestendig.

Verder vragen wij het volgende:

  • Tenminste 5 jaar ervaring als secretaresse of managementassistent op directie-/bestuursniveau;
  • HBO werk- en denkniveau;
  • Je beheerst de Nederlandse taal zeer goed en je kunt helder communiceren zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je bent integer en gaat vertrouwelijk om met informatie;
  • Je bent bekend met programma’s als Windows, Word, Excel en PowerPoint;
  • Je bent 32 uur beschikbaar en bereidt om op kantoor te werken.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever biedt een persoonsgerichte en professionele zorg aan kwetsbare ouderen in de regio Utrecht.
Op 4 woon-zorgcentra en in de wijk zetten hun betrokken medewerkers en vrijwilligers zich in voor het welbevinden van onze oudere cliënten.
Je maakt onderdeel uit van het (bestuurs)secretariaat, dat bestaat uit de ambtelijk secretaris medezeggenschap en nog twee collega-secretaresses die primair voor de zorglocaties werken.
Dit bestuurssecretariaat wordt aangestuurd door de manager Strategie, Kwaliteit en Innovatie die tevens bestuurssecretaris is en met wie je nauw samenwerkt. Iedere secretaresse heeft een eigen takenpakket, maar de twee collega-secretaresse zijn wel je directe collega’s. Jij werkt nauw samen met de andere collega secretaresses, jullie vervangen elkaar als dat nodig is en jij houdt regelmatig werkoverleg met hen.
Onlangs zijn zij gestart met het realiseren van hun nieuwe strategie, de zogenaamde Strategische Verbeelding. Jij bent samen met de Raad van Bestuur, de programmamanager Strategische Verbeelding, de manager strategie, kwaliteit en Innovatie en de manager bedrijfsvoering een belangrijke factor in de implementatie hiervan.

Wat bieden wij jou?

Wij starten met een tijdelijk contract voor de duur van één jaar. Zijn jullie na afloop beiden tevreden dan geeft onze opdrachtgever jou graag een vaste aanstelling. Onze opdrachtgever beloont conform CAO VVT FWG 45 (€ 2.492,51 - € 3.362,22 per maand obv 36 uur).
Daarnaast bieden zij goede secundaire voorwaarden zoals, eindejaarsuitkering en een uitstekende pensioenregeling, maar ook bieden zij een uitgebreide werkkostenregeling zodat je bijvoorbeeld met fiscaal voordeel een fiets, een laptop, telefoon, tablet of PC kunt aanschaffen.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Amsterdam
amsterdam@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.