Wil jij graag werken op het secretariaat van een onderzoekscentrum en vind je een goede sfeer belangrijk? Dan is deze baan iets voor jou!
In deze afwisselende en zelfstandige functie zijn je belangrijkste taken:
- Bewaken van correspondentie, agenda's en coördineren van afspraken van groepsleiders en MT-leden;
- Notuleren van vergaderingen;
- Boeken van reizen, hotels en restaurants, alsmede het regelen van visa;
- Regelen van lunches;
- (Mede-)organiseren van congressen, workshops en events;
- Alle voorkomende administratieve ondersteuning, zoals assisteren bij projectaanvragen, rapportages en declaraties;
- Werkzaamheden voor het secretariaat als geheel;
- Digitaal archiefbeheer.
Op het secretariaat werken vier medewerkers en een afdelingshoofd, die tevens directiesecretaresse is. Naast het afdelingshoofd bestaat het team uit 1 receptioniste/administratief medewerker, 1 kantinemedewerker en 2 secretaresses. Het is een hecht team en de communicatielijnen zijn kort. Iedere medewerker heeft een eigen takenpakket, maar stemt de eigen werkzaamheden ook af met directe collega’s. Bij afwezigheid binnen het team vangen de medewerkers elkaars werkzaamheden op. De secretariaatsmedewerkers hebben veel internationale contacten, zowel intern als extern.