Project | Assistant | 32- 40 uur | via Secretary Plus Utrecht


  • Utrecht
  • HBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 32 uur
  • Publicatie: 13 mei 2020
  • 1AV0014194

Wat ga je doen?

Houd jij van een hectische werkomgeving, waar je altijd AAN moet staan en geen dag hetzelfde is? Kan jij meerdere ballen in de lucht houden en ben jij een pro in complex agendabeheer, dan zijn wij op zoek naar jou!

In jouw rol als Project Assistant is geen dag hetzelfde en is het belangrijk dat jij de juiste prioriteiten kan stellen. Je komt te werken op een secretariaat met 3 andere secretaresses, waar iedereen verantwoordelijk is voor zijn of haar projecten. Denk hierbij aan het organiseren en plannen van projectinhoudelijke activiteiten, zoals stuurgroepen, projectbijeenkomsten, begeleidingscommissies en klankbordgroepen.
Wij verwachten dat jij als volwaardige collega deelneemt aan bureaubijeenkomsten (overleg met het secretariaat), heidagen en interne evenementen. Daarbij beheer je de complexe agenda’s van meerdere adviseurs en partners, bied jij administratieve ondersteuning van processen in projecten en handel jij de inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail en post). Daarnaast houd jij je bezig met het redigeren en opmaken van teksten, offertes, rapporten en presentaties.
Samen met je directe collega’s ben jij het visitekaartje van de organisatie en zorg jij voor hartelijk ontvangst van bezoekers, het verzorgen van de lunch en het uitruimen van de vaatwasser.

Wie ben je?

Voor deze veelzijdige functie zoeken wij een enthousiaste, collegiale en servicegerichte kandidaat met een HBO werk- en denkniveau.
Jij bent in staat om goed te kunnen werken in een hectische werkomgeving. Gedurende jouw werkdag gebeurt er veel om je heen en hier moet je je voor kunnen afschermen en geconcentreerd aan het werk kunnen. Jij streeft continu naar een hoog kwaliteitsniveau, houdt van aanpakken en communiceert makkelijk met verschillende soorten mensen.
Wij zijn op zoek naar een kandidaat die voor 32-40 uur per week beschikbaar is, voorkeur filltime. Waarbij maandag of dinsdag jouw vrije dag zal worden.

Daarnaast vragen wij het volgende:

  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring
  • Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden (in woord en geschrift), je kunt goed in teamverband opereren en staat open voor ontwikkeling
  • Je weet situaties goed in te schatten, kunt assertief zijn als dat nodig is, maar ook aansluiten als de situatie daar om vraagt.
  • Je kunt werken met vertrouwelijke informatie en gaat daar integer mee om.
  • Je hebt actuele kennis en ervaring met softwarepakketten als MS-Office en bent daarin bovengemiddeld vaardig

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een onderzoeks- en adviesbureau voor maatschappelijke stukken. Hier wordt gewerkt met verschillende projecten in de publieke sector, denk hierbij aan overheid, gemeenten en voor ministeries. Hun kantoor is gevestigd in het centrum van Utrecht, waar je zowel met de auto als OV kan komen. Parkeren is mogelijk op locatie.

Wat bieden wij jou?

Wij bieden jouw een uitdagende functie bij een professionele, dynamische en hechte organisatie. Waar jullie samen streven naar het beste resultaat en er voldoende aandacht is voor humor, een goede samenwerking en ontwikkeling. Jouw collega’s zijn maatschappelijk betrokken, nemen veel verantwoordelijkheid voor hun werk en hebben veel oog voor elkaar. De salarisindicatie ligt tussen de €3000 en €3500 o.b.v. een 40-urige werkweek.
Contractduur: Via Secretary Plus krijg je een contract voor bepaalde tijd en bij goed functioneren ontvang je een contract vanuit de opdrachtgever zelf.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.