Personal Assistent via Secretary Plus Utrecht


  • Zeist
  • HBO
  • Vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 30 jul 2020
  • 1AV0014952

Wat ga je doen?

Je bent als officemanager het visitekaartje van het bedrijf. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor organisatorische en secretariële zaken bij ons op kantoor in Zeist. Je bent de schakel tussen de CEO / directie en de backoffice en consultants. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen de organisatie. Je fungeert als rechterhand van de CEO en directeur international business development.

Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen. Over het algemeen zien de taken er ongeveer als volgt uit:

  • Visitekaartje van het bedrijf;
     Vragen en doorvragen naar behoeften van klanten en partners
     Alert op kansen en mogelijkheden
     Ontvangen van bezoekers
  • Administratieve werkzaamheden
  • Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, mail, post)
  • Beheren van de agenda van de CEO en inzicht in overige agenda’s
  • Plannen en organiseren (inter)nationale zakelijke reisarrangementen
  • Bieden van facilitaire ondersteuning (o.a. beheren/inkoop voorraad en bijhouden magazijn en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor)
  • Het ont-zorgen van de consultants met de voorbereidingen van hun (externe) afspraken
  • Verantwoordelijk voor het digitaal archiveren
  • Uitwerken van offertes
  • Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern
  • Beheren van documentatie, het archief en contracten
  • Verwerken van personeelsmutaties
  • Ondersteuning marketingwerkzaamheden (o.a. organiseren van events en opleidingen)
  • Efficiëntie bewaken en/ of verbeteren van bovenstaande

Wie ben je?

Je bent een ervaren dame die zonder moeite schakelt tussen bovenstaande werkzaamheden. Je houdt ervan te ontzorgen en met jouw vooruitziende blik stel jij de juiste prioriteiten en zorg je dat alles gestructureerd en soepel verloopt. Hiernaast sta jij stevig in je schoenen en schroom jij niet collega’s aan te spreken als er een deadline verloopt. Verder beschik je over:

  • Hbo werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
  • Een open werkhouding met goede communicatieve vaardigheden.

Over het bedrijf

Het betreft een leuke en moderne organisatie in de omgeving van Zeist. De organisatie ontwikkelt softwareproducten gericht op organisatieontwikkeling, teamontwikkeling en individueel leiderschap. Er werken in totaal 18 collega’s in Zeist, maar wereldwijd werken er 4000 mensen voor de organisatie. Er heerst een fijne informele werksfeer. Het verloop binnen de organisatie is laag, als je ergens niet uitkomt helpen jouw collega’s je graag.

Wat bieden wij jou?

Een leuke vaste baan direct in dienst bij de opdrachtgever. Het betreft een functie voor 32-40 uur in de week. Een salarisindicatie tussen de € 3000,- en € 3900,- obv een fulltime werkweek.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.