Parttime Secretaresse (0,6 - 0,8 fte) Eindhoven via Secretary Plus Eindhoven


  • Eindhoven
  • MBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 32 uur
  • Publicatie: 11 sep 2019
  • 1AV0000656

Wat ga je doen?

Taken:
Als secretaresse binnen DIZ ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het secretariaat. Deze bestaan onder andere uit:

  • Het beantwoorden of doorverwijzen van zeer uiteenlopende vragen en verzoeken van zowel binnen als buiten de dienst alsook van buiten de TU/e. Ook voor klachten kun je 1e aanspreekpunt zijn.
  • Het zelfstandig beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT-leden van de dienst. Het plannen van complexe afspraken is daarbij een veel voorkomende taak.
  • Ondersteuning bieden aan met name het MT van DIZ met een variëteit aan werkzaamheden, waaronder MT-vergaderingen notuleren. Ook de teamleiders die onder het MT van DIZ vallen kunnen bij je terecht met vragen en verzoeken.
  • Het bewaken van voortgang/termijnen (o.a. voor de Strategisch Inkopers).
  • Zelfstandig en in overleg met leidinggevende acties uitvoeren bij in- en uitdiensttreding.
  • Het uitvoeren van representatieve taken voor de dienst bij o.a. jubilea, verjaardagen en ziekte.
  • Het redigeren of zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie in Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen.
  • Actualiseren van de intranetsite van DIZ.
  • Bestellingen plaatsen, zowel in webshops als non-catalogusorders.

Deze werkzaamheden verricht je in eerste instantie voor de directeur DIZ en de MT-leden. Met je collega-secretaresse zorg je voor goede afstemming van alle secretariële werkzaamheden en de bereikbaarheid van de dienst.

Deze functie is voor minimaal 24 uur in te kleden maar de voorkeur gaat uit naar een 32-urig dienstverband.

Wie ben je?

  • Opleiding: je hebt een secretariële opleiding gevolgd op minimaal MBO+-niveau.
  • Werkervaring: minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële rol.
  • Je bent in ieder geval beschikbaar op maandag, dinsdag en woensdag.
  • Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s.
  • Vloeiend in (zakelijk) Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je weet de dagelijkse activiteiten op een logische manier te prioriteren en structureren met aandacht voor details.
  • Je hebt sterke communicatieve vaardigheden om kunnen communiceren met collega's en (interne) klanten
  • Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en klanten, op alle niveaus van de organisatie. Je communiceert duidelijk, beknopt en direct en hebt een representatieve benadering en een gastvrijheidsmentaliteit.
  • Je bent een enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen en zich op zijn gemak voelt in een internationale en snelle omgeving.
  • Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen, deelt graag kennis en doet aanbevelingen voor verdere professionalisering van onze managementondersteuning.
  • Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en je bent doelgericht.

Over het bedrijf

Onze klant is De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Dit is een internationaal georiënteerde onderzoeksuniversiteit, gespecialiseerd in engineering, science & technology. Zij staan bekend om onze grote wetenschappelijke impact en ontwikkeling van technologische innovaties. De TU/e staat (inter)nationaal hoog aangeschreven vanwege haar primaire processen: onderwijs en onderzoek. Groei is er volop. Zo is het aantal studenten gegroeid naar 12.000 en de verwachting is dat dit aantal de komende jaren verder zal stijgen. De faculteiten en instituten worden in hun bedrijfsprocessen ondersteund door diensten, waaronder de Dienst Interne Zaken.

De Dienst Interne Zaken (DIZ) levert diverse facilitaire producten en diensten. Hierbij kan worden gedacht aan activiteiten op het gebied van beveiliging, zaalbeheer, congresorganisatie, post, transport, catering, schoonmaak, afvalbeheer, etc. Een globaal overzicht van deze producten en diensten is te vinden op de website www.tue.nl/diz. Ook Inkoop & Contractmanagement valt onder deze dienst.

Wat bieden wij jou?

Een ontzettende veelzijdige en uitdagende baan in een dynamische werkomgeving. Eerste periode zal je via Secretary Plus op detacheringsbasis aan de slag gaan met als uitgangspunt een vast dienstverband bij de opdrachtgever!

Verder ontvang jij een:

  • Een detacheringsovereenkomst voor 24 of 32 uur per week (parttime);
  • Je zal in schaal 7 ingeschaald worden (tussen € 2261,- en € 3052,- per maand op basis van 38 uur per week);
  • Reiskostenvergoeding.

Vanuit Secretary Plus ontvang je onder andere toegang tot een eigen online Good Habitz account waardoor jij de volop kunt blijven ontwikkelen!

Do I need to say more? Dan kun je ons altijd even bellen of mailen! Wij zijn bereikbaar op: 040-2960975.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Eindhoven
eindhoven@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.