Officemanager 16 uur (zwangerschapsverlof) via Secretary Plus Groningen


  • Heerenveen
  • MBO
  • Tijdelijk dienstverband
  • 16 uur
  • Publicatie: 14 apr 2017
  • 2017000331

Wat ga je doen?

Voor een opdrachtgever in de buurt van Heerenveen ben ik op zoek naar een officemanager voor 16 uur per week. Het betreft een tijdelijke functie vanaf juli t/m december 2017.

Werkzaamheden Officemanager:

  • Te woord staan, ontvangen en informeren van klanten, bezoekers, leveranciers en medewerkers;
  • Beantwoording alle binnenkomend telefoonverkeer;
  • Maken van gespreksnotities van telefonisch contact en zelfstandig afhandelen;
  • Beheren van de agenda en bewaken van afspraken voor de consultants;
  • Postverzorging, administratie, huisstijl;
  • Openen/ontvangen en verspreiden van inkomende post;
  • Verzendklaar maken en verzenden van uitgaande post;
  • Openen/ontvangen/opvolgen e-mails van zowel eigen account als info-account en zo nodig doorsturen;
  • Zelfstandig opstellen/uitwerken van in- en externe correspondentie/e-mails a.d.h.v. notities van de consultants;
  • Ontwerpen concept brieven;
  • Bewaken huisstijl;
  • Redigeren van offertes, rapporten en presentaties, Toezien/adviseren lay-out en huisstijl bij printen en inbinden en versturen per email;
  • Het op juiste wijze filen van rapporten, offertes, presentaties;
  • Bewaken toevoegen van bestanden op intranet;
  • Ondersteunen crediteurenadministratie, declaraties afhandelen.
Organisatorische ondersteuning:
  • Plannen, voorbereiden, boeken locatie voor vergaderingen/bijeenkomsten;
  • Ondersteunen consultants d.m.v. aanleveren van stukken en beheren van het archief;
  • Beschikbaar maken van documenten voor Dropbox;
  • Beheren van de kantoorkas en administratie daarvan;
  • Adviseren over organisatorische zaken binnen organisatie/vestiging;
  • Organiseren en voorbereiden seminars/klantbijeenkomsten;
  • Ondersteunen bij website/mailen/reprowerk/advertenties/nieuwsbrief/beurs;
  • Ondersteunen partners bij portefeuilles;
  • Maken van een jaarplanning voor alle interne overleggen en vastleggen;
  • Alle werkzaamheden rond aanstellen/uitdiensttreding nieuwe medewerkers;
  • Personeelsdossiers archiveren;
  • Boekingen vakantiehuis in het buitenland en (operationele) contacten beheerder onderhouden;
  • Verrichten reprowerkzaamheden of het uitbesteden daarvan.
Facilitaire ondersteuning:
  • Op voorraad houden en inkoop kantoorartikelen;
  • Onderhouden contacten leveranciers; (automatisering/security/schoonmaak/groothandel/drukker/relatiegeschenken/...)
  • Laten schoonhouden van algemene ruimtes, werkruimtes, pantry;
  • Aansturen en bijdragen aan het opruimen van algemene ruimtes alsmede werkruimtes;
  • Verrichten huishoudelijke taken voor kantoor;
  • Beheren en inkopen van consumptiegoederen voor kantoor;
  • Eerste aanspraakpunt m.b.t. facilitaire zaken;
  • Doorgeven van storingen en incidenten;
  • Beheer inkoopcontracten;
  • Maken vakantieplanning.

Wie ben je?

Voor deze functie is het belangrijk dat je:

  • Gewend bent te werken in een management ondersteunende functie;
  • Gewend bent om veel alleen te werken of geen probleem hebt met veel alleen zitten;
  • Je communicatief zeer vaardig bent;
  • Je flexibel inzetbaar bent voor 16 uur per week. De voorkeur gaat uit naar 1 hele dag per week en 2 halve dagen waarvan i.i.g. de vrijdag.

Over het bedrijf

Onze klant is een adviesbureau.

Wat bieden wij jou?

Het betreft een tijdelijke functie met een max. salaris van 2300 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Groningen
groningen@secretary-plus.nl