Office Manager / Management Assistant - fulltime via Secretary Plus Schiphol


  • HOOFDDORP
  • HBO
  • Vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 12 okt 2017
  • 2017000975

Wat ga je doen?

Voor onze opdrachtgever, een beursgenoteerde onderneming met een focus op de Nederlandse kantorenmarkt. Zijn wij per direct op zoek naar een Office Manager / Management Assistant. De doelstelling van onze opdrachtgever is om met haar sterke en efficiënte organisatie een maximaal resultaat voor aandeelhouders te realiseren.

Herken jij jezelf in de doelstelling en ben jij fulltime beschikbaar voor een nieuwe rol binnen een groeiende organisatie en wil je werken in een jong en enthousiast team? Lees dan snel verder.

Als Office Manager/Management Assistant ben je primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van diverse collega’s bij hun dagelijkse activiteiten. De Office Manager/Management Assistant is de linkingpin en het visitekaartje binnen en buiten onze opdrachtgever en draagt er zorg voor dat collega’s kunnen excelleren.

Wie ben je?

Ben jij flexibel, klantgericht en creatief? Daarnaast beschik jij over organisatietalent en vind je diversiteit belangrijk? Bij onze opdrachtgever is namelijk geen dag het zelfde. Om je een voorbeeld te geven van je werkzaamheden:

  • De Office Manager/Management Assistant is verantwoordelijk voor het actief managen, plannen bewaken en uitvoeren van de office management, secretariële en administratieve activiteiten t.b.v. de ondersteuning van collega’s (tijdig, zelfstandig, accuraat);
  • Aanspreekpunt voor allerlei office management gerelateerde zaken als inkopen en tijdig bestellen van kantoorbenodigdheden en inkopen van food & beverage gerelateerde zaken voor zo ver relevant;
  • Verantwoordelijk voor telefoonverkeer, email en correspondentie, behandelt inkomende en uitgaande gesprekken, in-, externe correspondentie;
  • Verantwoordelijk voor agenda beheer en relatiemanagement, maakt/plant afspraken, bereidt meetings voor en houdt het betreffende relatiebestand (op holding niveau) up-to-date in daarvoor bestemde (CRM) systeem;
  • Verantwoordelijk voor facilitaire zaken en eerste aanspreekpunt voor de kantoorpand-gerelateerde zaken zoals onderhoudspartijen, uitgifte tokens etc;
  • Organiseert bedrijfsevents intern, extern en draagt zorg voor een adequate planning, bewaakt het budget en overlegt tijdig daar waar nodig;
  • Ontvangt gasten en neemt collegiaal waar (bij afwezigheid), daar waar nodig;
  • De Office Manager/Management Assistant draagt zorg voor een goede sfeer en onderlinge samenwerking met collega’s, standaardiseert & structureert daar waar nodig, communiceert open en streeft naar continue prestatieverbetering.

Wat bieden wij jou?

Heb jij bovenstaande werkzaamheden al 4 tot 6 jaar toegepast in een soortgelijke functie? Beschik jij daarnaast over een afgeronde HBO / WO opleiding en ben jij 40 uur beschikbaar? Standplaats voor deze vacature is Hoofddorp, maar de opdrachtgever is voornemens binnen nu en een jaar naar Amsterdam te verhuizen. Zij bieden een salaris van € 2500 - € 3200, afhankelijk van opleiding en werkervaring. Ben jij nu nog steeds enthousiast? Dan ben jij onze ideale match en gaan wij graag het gesprek met je aan!

Stuur jouw motivatie + CV naar haarlem@secretary-plus.nl. Heb jij nog vragen over deze leuke vacature of wil je wat meer weten over de opdrachtgever? Onze collega’s van kantoor Schiphol, Yentl Gebbink en Fleur Hissink zijn bereikbaar op 023 – 55 14 895.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Schiphol
haarlem@secretary-plus.nl