Als medewerker teamsecretariaat bij onze opdrachtgever in Groningen speel je een onmisbare rol in de ondersteuning van onze jeugdbeschermers. In deze dynamische functie ben jij samen met jouw collega's verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de administratieve en dienstverlenende werkzaamheden ter ondersteuning van de jeugdbeschermers. Je staat midden in het hart van de organisatie en zorgt ervoor dat de administratieve processen naadloos verlopen. Iets wat essentieel is voor de effectiviteit van onze jeugdzorg. De uitdagingen waar je voor staat, zijn onder andere:
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van jeugdbeschermers, zoals het redigeren van plannen en verzoekschriften vanuit het primair proces;
- Je handelt binnenkomende correspondentie en nieuwe zaken af;
- Jij beoordeelt inkomende berichten op belang en prioriteit en zorgt voor de juiste doorstroom ( je handelt deze waar mogelijk zelf af óf legt deze ter afhandeling voor aan de desbetreffende collega);
- Je fungeert als vraagbaak binnen de organisatie en maakt je procedures rondom jeugdbescherming en jeugdreclassering eigen en beantwoordt vragen vanuit de werkvloer;
- Je waarborgt de kwaliteit van uitgaande correspondentie en houdt rekening met wettelijke termijnen en regels;
- Je ondersteunt samen met jouw collega's bij het notuleren van teamvergaderingen en vervangt indien nodig collega’s bij de receptie;
- Jij werkt zaken af, je draagt zorgt voor onder andere het aanleggen van digitale dossiers;
- Jij muteert en verwerkt gegevens én voert controles uit.