Management assistent College van Bestuur via Secretary Plus Utrecht


  • Utrecht
  • MBO
  • Vast
  • 32 uur
  • Publicatie: 15 aug 2018
  • 2018000924

Wat ga je doen?

In deze functie ondersteun je het College van Bestuur en de bestuurssecretaris en fungeer je als linking pin tussen College van Bestuur, Colleges, stafdiensten, medezeggenschap en vele externe stakeholders. Een erg dynamische omgeving. Je hoofdtaak is het in brede zin ondersteunen van het College van Bestuur en de bestuurssecretaris. Overzicht houden, prioriteiten stellen en vooruit denken over wat nodig is, zijn voor jou een tweede natuur. Je bent een teamspeler, schakelt snel en doortastend en de stemt werkzaamheden af met de managementassistenten (in totaal 3) binnen het secretariaat. Je bent dienstverlenend en je houdt er van om te werken in een dynamische hectische omgeving. Jouw werkzaamheden zijn:

  • anticiperen op de ontwikkelingen rondom de bestuurder: zowel in correspondentie en als signaleren, voorbereiden en opvolgen van gesprekken die plaats (moeten) hebben met stakeholders;
  • uitvoeren complex agendabeheer: plannen van overleggen, betrokkenen tijdig voorzien van informatie en waar mogelijk ontzorgen; overzicht houden op lopende en te nemen acties; soms notuleren en verslag uitbrengen;
  • uitvoeren administratieve en ondersteunende werkzaamheden; opstellen en afhandelen correspondentie; bewaken van de kwaliteit van de secretarieel, administratieve dienstverlening en ondersteuning;
  • optreden als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor interne medewerkers en externe relaties.

Wie ben je?

  • Vaardigheden die bijdragen aan de vorming van een excellente organisatie rond het College van Bestuur. Je bent hiervoor zelf initiërend, besluitvaardig, accuraat en stressbestendig en weet van aanpakken. Je kan goed samenwerken, bent communicatief sterk, discreet en zelfstandig. Een zeer doelgerichte en dienstverlenende houding is vanzelfsprekend en je bent representatief;
  • Je voelt urgentie en (politiek)belang aan en kunt vanuit het perspectief van de bestuurder voor wie je werkt meedenken;
  • In houding en gedrag ben je een visitekaartje voor de organisatie en het bestuur;
  • In korte tijd kun jij je op de hoogte stellen van zaken; je stelt de juiste vragen om goed geïnformeerd te zijn;
  • Je hebt organiserende en coördinerende vaardigheden, bent vaardig in het bewaken van planningen en processen en initiëren van verbeteringen;
  • Ervaring met het werken voor een directie of College van Bestuur (pré);
  • Minimaal een afgeronde mbo niveau 4 opleiding en werk- en denkniveau ;
  • Uitstekende vaardigheid heeft in Microsoft Office365 en Outlook en bij voorkeur ervaring heeft met digitale salaris- en personeelsadministratie, digitale factuurverwerking en vergaderapplicaties.

Wat bieden wij jou?

Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding: minimaal € 1838,- en maximaal € 3000,- bij een volledige aanstelling (schaal 7 CAO MBO). Een toelage is bespreekbaar bij aantoonbare ervaring in een hogere positie.
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder 30 verlofdagen, een vakantietoeslag van 8%, een eindejaarsuitkering (volledige 13e maand), een reiskostenregeling en een flexibel arbeidsvoorwaardenpakket.
Diverse aantrekkelijke ontwikkelmogelijkheden

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl
Solliciteren

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.