Management Assistent 24/28 uur (zwangerschapsverlof) via Secretary Plus Groningen


  • Groningen
  • MBO
  • Tijdelijk dienstverband
  • 24 uur
  • Publicatie: 14 apr 2017
  • 2017000391

Wat ga je doen?

Voor een opdrachtgever in Friesland ben ik op zoek naar een Management Assistent.
Het betreft een tijdelijke functie ter vervanging van zwangerschapsverlof van één van de huidige Management Assistentes.
Het betreft een duobaan voor 3 dagen tot 3,5 dag per week. Werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag en optioneel een extra halve dag naar keuze.
Bij voorkeur inwerken van week 25 t/m week 28, vervolgens werkzaam tot en met januari 2018. Tijdens de bouwvak 2017 (week 32, 33, 34) is het bedrijf gesloten, evenals in week 52 en week 1 (2018). Vakantie buiten deze periode is op een paar dagen na niet mogelijk.

Het doel van deze functie is tweeledig:

  • Secretarieel ondersteunen van de Directie/MT en het commercieel team, zodanig dat deze in staat worden gesteld de eigen functies zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
  • Daarnaast heeft de MA een zelfstandige functie waarbij zij zorg draagt voor diverse activiteiten ten behoeve van de organisatie.
  • Coördinatie van de ICT-aangelegenheden.
  • Coördinatie van de telefoondiensten.
Belangrijkste resultaatgebieden

Algemeen
  • Ondersteuning op gebied van correspondentie (brieven/rapportages), agendabeheer, voorbereiden en notuleren diverse vergaderingen, processen bewaken, hotelreserveringen, bedrijfsbezoeken, presentaties opstellen etc.
  • Coördinatie telefoondienstplanning en zorgen dat alle receptiegerelateerde werkzaamheden worden uitgevoerd (klanten ontvangen, post, bestelling kantoorartikelen, etc.). Tevens zelf meedraaien in de telefoondienstplanning op maandag en donderdag.
  • Coördinatie van ICT aangelegenheden.
Commercieel
  • Notuleren commercieel overleg
  • Bijhouden promotiebudget en mediaplanning
  • Aanspreekpunt advertenties/sponsoring
  • Coördinatie Twitter/You Tube/website overleg
  • Plaatsen updates op Linkedin, Twitter en website
  • Persberichten verzorgen i.o.m. mediabureau
  • 4x per jaar digitale nieuwsbrief naar klanten/relaties verzorgen en 1x per jaar papieren variant
  • Klanttevredenheidsonderzoeken uitvoeren
  • Voorbereiding beurzen
  • Marketing buitenland

Wie ben je?

Functie eisen

  • MBO Secretarieel aangevuld met een cursus Management Assistent
  • Computervaardigheden algemeen: Word, Excel, Outlook, Powerpoint
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Kennis van de Duitse en Engelse taal in woord en geschrift
Eigenschappen
  • Prima contactuele eigenschappen en communicatieve vaardigheden
  • Praktische instelling, no-nonsense
  • Accuraat
  • Initiatiefrijk
  • Goed kunnen coördineren en snel kunnen schakelen
  • Goed zelfstandig kunnen werken, tevens goed samenwerken en afstemmen met duo collega
  • Bij voorkeur affiniteit met commercie en opstellen/redigeren van teksten en advertenties
  • Ervaring met duobaan is een pré

Over het bedrijf

Het betreft een organisatie in de bouw in Friesland.

Wat bieden wij jou?

Een uitdagende en afwisselende functie in een dynamisch omgeving. Je werkt samen met een enthousiast en gedreven team in een platte organisatiestructuur. We communiceren met korte lijnen en we zijn op alle niveaus duidelijk en correct.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Groningen
groningen@secretary-plus.nl