Management Assistent via Secretary Plus Groningen

Ben jij op zoek naar een dynamische en uitdaging opdracht op bestuurlijk niveau? Ben jij vooruitdenkend en flexibel en trek jij graag je armen uit de mouwen? Dan zijn wij per direct op zoek naar jou!

Jouw expertise mag jij inzetten als management assistent op het bestuurssecretariaat van deze overheidsinstelling. Je komt te werken in een team van 3 collega’s waar in ieder zijn eigen verantwoordelijkheden heeft, maar jullie als team ervoor zorgen dat alles in goede banen geleid wordt. In deze functie kom je de bestuurder te ondersteunen in de dagelijkse werkzaamheden. Je kunt hierbij denken aan taken als:

• Het beheer van de agenda, het inplannen van afspraken en het afhandelen van telefonisch contact;
• Beheren van de mailboxen en het zelfstandig afhandelen of doorzetten van acties;
• Verzorgen van verschillende correspondentie;
• Houd jij je bezig met verscheidene kabinetszaken;
• Het ontvangen en te woord staan van bezoekers en overige representatieve werkzaamheden;
• Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (iBabs);
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en daarbij het beheren en opvolgen van actiepunten/deadlines;
• Meedenken in verschillende (werk-)processen.

Een ambitieuze en energiek collega die snel kan schakelen en stevig in de schoenen staat. Integriteit, representativiteit en accuratesse zijn voor jou vanzelfsprekend. Zowel zelfstandig als in teamverband weet jij de juiste stappen te zetten en je communicatie naar elkaar op peil te houden. Je durft kritisch te zijn en initiatieven te nemen. Je werkt nauwkeurig en zorgt dat zowel kwantiteit als kwaliteit continue gewaarborgd worden. Op jou kan een ieder vertrouwen en jij zorgt ervoor dat je werk altijd klaar komt. Je weet de juiste prioriteiten te stellen en stemt dit af wanneer nodig. Verder zoeken wij iemand met:

• Minimaal 3 jaar werkervaring in een gelijksoortige functie, waarbij ervaring in een overheidsinstelling een grote pré is;
• Mbo+ werk- en denkniveau;
• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift;
• Een discrete omgang met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie;
• Een flexibele instelling en zich goed weet aan te passen op verschillende karaktereigenschappen;
• Beheersing van het MS Office pakket en ervaring met IBabs is een pré;
• Goede vaardigheden om samen te werken, zowel met collega’s binnen de organisatie als met externe contacten.

Onze opdrachtgever is een overheidsinstelling gevestigd in Harlingen. In deze rol kom je te werken op het bestuurssecretariaat. Compact van formaat, maar vol ambitie, dat is wat hen typeert. Je komt te werken op een uitdagende, leerzame en afwisselende werkplek. Energie, positiviteit en het gevoel van samen doen staat voorop. Verbinding is belangrijk, maar een kritische blik wordt gewaardeerd. Samen met 3 collega’s word je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de bestuurder.

Naast dat je in een fantastisch leuk team komt te werken binnen een prachtige organisatie, bieden wij jou een tijdelijk contract via Secretary Plus voor circa 3 maanden, met uitzicht op een verlenging afhankelijk van de situatie. Deze functie is zowel parttime als fulltime in te vullen variërend tussen 24 tot 36 uur per week. Je ontvangt een passend salaris tussen de € 2.255,- en € 3.301,- op basis van een 36-urige werkweek afhankelijk van jouw kennis en werkervaring.

Ben jij dé persoon voor deze opdracht en wil jij onze opdrachtgever uit de brand helpen? Dan komen wij graag met jou in contact!