Management Assistent via Secretary Plus Amsterdam

Met jouw kennis en ervaring als management assistent in een internationale omgeving ben jij in staat om voor een paar maanden het zwangerschapsverlof van een collega perfect op te vangen. Zie jij het als een uitdaging om in iemands sporen te stappen en de kwaliteit tijdelijk te evenaren? Dan dagen we je graag uit. Als management assistent kom je te werken voor een Senior Vice President van niet Nederlandse komaf. De voertaal is dus in het Engels. Je bent het centrale aanspreekpunt voor het team. Er zijn meerdere management assistentes aan het werk, die gedeeltelijk met elkaar samenwerken, maar ook ieder specifiek eigen verantwoordelijkheden hebben.

In deze functie ben je voor het merendeel verantwoordelijk voor het administratief, secretarieel en coördinerend ondersteunen van de SVP Engineering & Technology (E&T) in zijn verschillende in- en externe verantwoordelijkheden. Daarnaast ondersteun je ook voor een deel een Program Director.
De SVP is lid van het LT van GKN Aerospace - Business Line Civil en vervult een internationale directie en leidinggevende positie. Dit brengt voor de management assistent een grote diversiteit aan werkzaamheden met zich mee. Wij zoeken daarom iemand die flexibel is en een uitstekend zelfstandig organiserend vermogen heeft.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Het grotendeels op eigen initiatief en naar eigen inzicht managen van de agenda;
• Het inplannen en voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en afspraken. Ook inhoudelijk om de SVP (Senior Vice President) en het team te faciliteren, zoals het opstellen van de agenda, uitnodigen van de vergaderleden, catering, reserveren vergaderruimte en benodigde apparatuur (ook het bewaken van de afhandeling van actiepunten vallen hieronder);
• Organiseren van dienstreizen, opstellen reisschema’s, boeken hotel, afspraken met te bezoeken GKN-bedrijven en instanties, regelen vervoer, etc.
• Opstellen en afhandelen van in- en externe mailcorrespondentie; zelfstandig of aan de hand van richtlijnen in de Engelse en Nederlandse taal;
• (Interne) communicatie, waaronder het redigeren en taal technisch corrigeren van documenten en presentaties;
• Ondersteuning bij facturaties, declaraties en betalingen;
• Diverse administratieve werkzaamheden, zoals archivering, urenregistratie, etc.

Bij voorkeur ben je 36 – 40 uur beschikbaar is. Als je echt super goed bent, maar je wilt maar 32 uur werken, dan willen we daar zeker naar kijken. Maar fulltime geniet echt de voorkeur voor dit tijdelijk dienstverband. Je hebt ervaring met de administratieve en organisatorische procedures binnen het secretariaat op internationaal MT-niveau en het ondersteunen van een team.

Andere belangrijke kenmerken zijn:

• Zelfstandig en proactief werkend; in kunnen schatten wat prioriteit heeft en oplossingen voordragend;
• Communicatief vaardig, een goed ontwikkelde organisatie sensitiviteit en gewend met collega’s op alle niveaus in de organisatie te werken; acterend als het gezicht van de SVP;
• Flexibel; omgaan met druk, wisselende agenda’s en ad-hoc wijzigingen van plannen;
• Begrip van de organisatiestructuur, sleutelposities en interne verhoudingen binnen het concern en de eigen organisatie;
• Sterk in planning en coördinatie;
• Sterke persoonlijkheid die goed kan acteren in een hectische, internationale omgeving;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office; met name MS Outlook, MS Word en MS PowerPoint;
• Beheersing van de Engelse taal is een must;
• Resultaatgericht, direct en duidelijk.

Onze opdrachtgever Fokker Technologies is in 1919 opgericht door luchtvaartpionier Anthony Fokker, werd in 2015 overgenomen door GKN Aerospace.

De uitstekende mensen en technologieën van Fokker zijn nu volledig geïntegreerd in de GKN Aerospace-activiteiten. Het resultaat is een sterker GKN Aerospace-bedrijf met verbeterde marktleidersposities, verhoogde blootstelling aan belangrijke groeiplatforms, een uitgebreidere wereldwijde productievoetafdruk en een sterker technologisch aanbod. Fokker's toonaangevende capaciteiten op het gebied van aerostructuren, elektrische bedradingssystemen, landingsgestel en diensten maken nu deel uit van de marktleidende mogelijkheden van GKN Aerospace.

Voor deze tijdelijke vervanging wegens zwangerschapsverlof zoeken we een ervaren management assistent voor de SVP Engineering & Technology. De werkzaamheden binnen de afdeling Engineering & Technology kenmerken door een grote mate van diversiteit en dynamiek binnen een internationale context. Je speelt als management assistent een belangrijke rol en neemt de planning en coördinatie strak in handen. Details maken in ons werk het verschil, dus zoeken we iemand die kan omgaan met spanning, juist onder druk tot topprestaties komt en gemotiveerd is om kwaliteit te leveren.

We zouden graag zien dat je meteen kunt beginnen. Het werk zal tot eind april duren. Via Secretary-Plus krijg je een tijdelijk dienstverband. De werktijden zijn flexibel en niet in beton gegoten. Daarnaast krijg je reiskosten voor woon-werkverkeer. Het salaris wat bij deze functie hoort ligt tussen de € 2700 - € 3800 bruto per maand op fulltime (40 uur) basis en het salaris wat je gaat ontvangen zal afhankelijk zijn van de ervaring die je meebrengt. Thuiswerken behoort ook zeker deels tot de mogelijkheden.