In de functie als Management Assistent bij een mooie organisatie in Arnhem draag je de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van alle afdelingen. Het secretariaat is de spil van de organisatie. Als Management Assistent maak je deel uit van het team dat ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jouw taken omvatten zowel specifieke projecten als algemene verantwoordelijkheden.
In deze veelzijdige rol als Management Assistent komen de volgende verantwoordelijkheden aan bod:
- Coördinatie: je bent de expert in het organiseren van diverse vergaderingen, waaronder het regelen van vluchten, treinen, transfers en hotelaccommodaties;
- Verslaglegging: het vastleggen van de belangrijke momenten tijdens vergaderingen en het opstellen van heldere verslagen om de voortgang van projecten te waarborgen;
- Klantgerichte communicatie: beheer van inkomende telefoongesprekken;
- Receptieondersteuning: bij afwezigheid van onze receptioniste, neem je receptietaken over om ervoor te zorgen dat elke bezoeker een warm welkom ontvangt;
- Financiële beheer: verantwoordelijkheid voor de financiële afhandeling van projecten, inclusief een zorgvuldige controle en goedkeuring van facturen in AFAS;
- Speciale evenementen: het verlenen van specifieke ondersteuning voor het jaarlijkse congres, variërend van de coördinatie van uitreikingsprogramma's tot het organiseren van zakelijke kleding, accommodaties en reisarrangementen voor leden en personeel en het beheer van algemene vergaderingen en internationale vriendschapsdiners;
- Algemene secretariële taken: daarnaast voer je verschillende secretariële taken uit om de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen.
In deze rol ben je de essentiële schakel die ervoor zorgt dat de organisatie efficiënt functioneert en dat alle projecten en evenementen soepel verlopen. Je krijgt de kans om je veelzijdige vaardigheden te benutten en een waardevolle bijdrage te leveren aan het succes.