Management Assistant via Secretary Plus Amsterdam


  • 'S-Gravenhage
  • MBO 3/4
  • Tijdelijk
  • 28 uur
  • Publicatie: 29 apr 2021
  • 1AV0047154

Wat ga je doen?

Samen met je collega zorg je dat jullie onmisbaar zijn voor de managers. In de praktijk doe je dit in een duobaan waarbij jullie deels op dezelfde dagen werken, dus afstemming is essentieel.
Jullie zijn verantwoordelijk voor ondersteuning voor het MT, hoofd Directiestaf en meerdere tijdelijke programmaleiders.
Met jouw samenwerkingsvaardigheden krijg je hier extra energie van. Daarnaast is het soms nodig om ook elders binnen de organisatie extra te ondersteunen. Ook dit pak je er natuurlijk graag bij op als het nodig is. Je houdt immers van je vak en hebt in korte tijd uitstekende relaties ontwikkeld met je collega’s en het MT.

Nu vraag je je vast af, hoe ziet mijn takenpakket eruit? Ik neem je graag mee;

Je houdt de agenda’s en inboxen haarscherp in de gaten. Binnenkomende telefoontjes, e-mail en post handel je klantvriendelijk af. Vergaderstukken verzamel je en zo nodig maak je een dossier aan, zet je de stukken in iBabs en je zorgt voor goede archivering. Daarnaast organiseer je (digitale) vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten en zorg je voor de juiste vergaderlocatie.
Voor diverse overleggen stel je de agenda op, zorgt dat de stukken tijdig beschikbaar zijn en notuleer je desgewenst het overleg.

Met betrekking tot werving en selectie verzorg je de uitnodigingen en de administratieve processen. Bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers bied je ondersteuning bij het aanvragen van ICT-middelen en e-mailaccounts. Ook registreer je ziek- en betermeldingen en regel je zo nu en dan een bloemetje voor een zieke collega of een cadeau voor een jubilaris.
Als een spin in het web onderhoud je een relatienetwerk. Je hebt regelmatig contact met de in- en externe contacten van het management. Je bewaakt – samen met de directiesecretaris – de acties van het management. Indien gewenst zet je ze vast uit.
Bovendien heb je regelmatig contact met je collega managementondersteuners en neemt deel aan gezamenlijke bijeenkomsten. Met jouw ervaring en expertise draag je bij aan het continue verbeteren van de ondersteunende en administratieve processen. In deze dynamische omgeving is het veelzijdige vak van Managementondersteuner sterk in ontwikkeling. Daar word jij niet alleen enthousiast van, je wilt hierin ook voorop lopen en je collega’s erin meenemen en enthousiasmeren. Locatie is vooralsnog 100% thuis werken, mogelijk maximaal 2 dagen per week op kantoor in Utrecht na de zomervakantie.

Wie ben je?

Met jouw proactieve instelling werk je mee aan de continue optimalisering van onze werkprocessen en dienstverlening. Jij hebt een klantvriendelijke instelling, met een juiste balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. In jouw werk stel je hoge eisen aan kwaliteit van de geleverde prestatie en streeft naar voortdurende verbeteringen van processen en kwaliteit.
Daarnaast ben jij op per direct beschikbaar voor 28 uur (parttime) per week.
Functie-eisen:

  • Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding;
  • 3 jaar werkervaring met het bieden van managementondersteuning;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse in woord en geschrift;
  • Ervaring met notuleren;
  • In ieder geval vrijdag beschikbaar, andere dagen in overleg.

Wensen:

  • Minimaal 3 jaar ervaring met het bieden van managementondersteuning vanuit posities waarin je je snel wegwijs moet maken binnen de nieuwe organisatie.
  • Een bovengemiddelde kennis van MS Office;
  • Een bovengemiddelde kennis van Ibabs;
  • Een bovengemiddelde kennis van Worldmeetings;
  • Een bovengemiddelde kennis van TEM.

Over het bedrijf

Het gaat om een grote organisatie die zich bezig houdt met duurzaam voedsel en een waardevolle natuur. Gevestigd in Utrecht.

Wat bieden wij jou?

Een tijdelijke opdracht voor 5 maanden, waarbij je een tijdelijke overeenkomst krijgt via Secretary Plus. Een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving, met een marktconform salaris.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Amsterdam
amsterdam@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.