Management Assistant via Secretary Plus Utrecht


  • Utrecht
  • HBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 36 uur
  • Publicatie: 2 sep 2020
  • 1AV0009688

Wat ga je doen?

Voor één van de Rijksfondsen zijn wij op zoek naar een Management Assistant. In deze rol ben jij diegene die achter de schermen zorgt dat alles “tip top” verloopt en de directeur-bestuurder ondersteunt bij de administratieve taken en agendabeheer. Ook geef je operationeel leiding aan de receptie en ondersteun je de management teamleden bij administratieve werkzaamheden. Je werkt dus nauw samen met zowel alle management teamleden als de medewerkers van de receptie. Je ondersteunt het administratieve proces voor de Raad van Toezicht overleggen en commissies en je bent beschikbaar op de dagen van RvT vergaderingen en commissies (momenteel 6 keer per jaar op een woensdag);

Bestuurlijk ondersteunende werkzaamheden;

  • Dagelijks agendabeheer, secretarieel ondersteunen van de directeur-bestuurder en alle MT-leden;
  • Verzorgen en afhandelen van correspondentie (inclusief e-mail) voor de directeur-bestuurder en het MT ;
  • Coördineren en beheren van alle in- en uitgaande (hard copy) correspondentie van het gehele Fonds;
  • Organiseren en notuleren van de MT vergaderingen (wekelijks), planning van onderwerpen voor de MT vergaderingen, beheer MT agenda en verzending MT vergaderstukken;
  • Organiseren en verslagleggen van Raad van toezicht (RvT) vergaderingen, zorgen voor de opmaak en correcte verzending van de stukken voor deze vergaderingen, waarover je tijdig afstemt met de beleidsadviseur.
  • Interne en externe bijeenkomsten organiseren;
  • Administratief ondersteunen van het in-, door- en uitstroomproces van commissieleden.
  • Achtervang HR administratie, wanneer HR afwezig is.

Facilitaire werkzaamheden;

  • Ondersteuning in de facilitaire kant van (grote) evenementen en bijeenkomsten i.s.m. met de directeur bestuurder en communicatie zodat de praktische kant tot in de puntjes geregeld is;
  • Dagelijks operationeel aansturen van de secretaresse/receptionist;
  • Coördineren van de Bedrijfshulpverlening (BHV);
  • Diverse facilitaire zaken in afstemming met receptioniste/secretaresse.

Wie ben je?

  • Jij hebt HBO werk- en denkniveau en/of passende werkervaring en vanzelfsprekend beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden;
  • Meer dan 5 jaar ervaring in een Managementassistent functie met bestuurlijke ondersteuning in een vergelijkbare omgeving;
  • Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden en organiseren van vergadering op RvT niveau;
  • Ervaring met ibabs is een pré;
  • Jij hebt oog voor details, proactief, initiatiefrijk, flexibel en een teamspeler;
  • Je voelt goed aan wat er leeft binnen de organisatie en denkt mee in het stellen van prioriteiten;
  • Je kunt goed plannen en organiseren en bent gericht op het oplossen van de zaken die op je af komen. Ook kun je goed schakelen in de diversiteit van je werkzaamheden.

Deze opdrachtgever wilt een afspiegeling zijn van de samenleving. Bij onze wervingsstrategie houden wij hier rekening mee. Als blijkt dat je een verrijking bent van de personele samenstelling, dan zien we dat als meerwaarde.

Over het bedrijf

Bij deze opdrachtgever kom je te werken in een professionele en informele werkomgeving, er heerst een vriendelijke cultuur en de medewerkers zijn erg gedreven en gepassioneerd om voor deze organisatie te mogen werken. De organisatie gaat op korte termijn verhuizen. De nieuwe locatie ligt op ongeveer 10 minuten loopafstand van Utrecht Centraal.

Wat bieden wij jou?

Een fulltime functie van 36 uur per week, waarbij je direct in dienst treed bij de opdrachtgever. Je ontvangt een contract voor één jaar en bij goed functioneren is er uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris is conform schaal 8 BBRA, € 2.605 - € 3.521 o.b.v. een 36-urige werkweek.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.