Junior/Medior Management Assistant in Amsterdam via Secretary Plus Amsterdam


  • Amsterdam
  • Schoevers
  • Vast dienstverband
  • 40 uur
  • Publicatie: 15 mei 2017
  • 2017000248

Wat ga je doen?

Voor onze relatie, een van de grootste internationale organisaties op het gebied van financiele en zakelijke dienstverlening, zijn wij ter uitbreiding op zoek naar junior en medior Management Assistants. Deze organisatie is een werkgever waar jij het verschil kunt maken. Met de diensten welke zij leveren, maken zij de wereld elke dagg veiliger, slimmer, efficienter en duurzamer. Daarom zijn zij op zoek naar ambitieus talent wie een baan met impact willen bekleden. In een functie van Executive Assistant kom je Partners en Directors te ondersteunen en ben jij verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:
Agendabeheer/communicatie

  • Complex agendabeheer van partner, director en senior manager.
  • Mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director.
  • Zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer
  • Contacten onderhouden met interne- en externe relaties
  • Fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in/externe relaties
Meeting en travel arrangements
  • Voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen
  • Ondersteunen bij het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen
  • Plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.
Inkomende en uitgaande correspondentie
  • Screenen en beoordelen inkomende documenten
  • Afhandelen inkomende- en uitgaande correspondentie
  • Behandelen van vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens
  • Opstellen van concepten
  • E-mails, brieven en mededelingen uitwerken
  • Monitoren van de verwerking van stukken
Inhoudelijke ondersteuning
  • Inhoudelijke ondersteuning op bijv. het gebied van projecten
  • Verzamelen en opvragen van informatie
  • Opstellen van rapportages
  • Archivering
Inkomende en uitgaande correspondentie
Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
Stelt concepten en/of platte teksten op;
Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit, al dan niet in samenwerking met DP&S.
Monitort en/of begeleid de verwerking van uitgebreidere stukken die zijn uitgezet bij DP&S.

Inhoudelijke ondersteuning
Levert inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op;
Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.

Archivering
Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteit
Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende, ook wanneer deze afdeling overstijgend zijn.

Wie ben je?

Om in aanmerking te komen voor deze functie, voldoe je aan de volgende eisen:

  • MBO+/HBO werk- en denkniveau
  • 1-5 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol
  • Een afgeronde secretariële opleiding is een pré
  • Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Je bent zorgvuldig en accuraat;
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld
  • Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Wat bieden wij jou?

Het betreft een functie voor langere tijd met uitzicht op vast.
Salarisindicatie: €1900 - €2300 per maand o.b.v. 40 uur per week.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Amsterdam
amsterdam@secretary-plus.nl