In deze functie geef je hiërarchisch leiding aan het secretariaat (waaronder dus ook receptie en kantine vallen). Je signaleert tijdig knelpunten en inefficiënte werkwijzen in deze groepen, bespreekt voorstellen om deze te voorkomen of te verhelpen en ziet toe op implementatie van besluiten hierover. Je borgt een goede samenwerking tussen deze groep enerzijds en wetenschappelijk groepsleiders en ondersteunende afdelingen anderzijds. Daarnaast verricht je de werkzaamheden van secretaresse voor de wetenschappelijk directeur en een aantal wetenschappelijk groepsleiders.
Dit ga je doen
Dit ben jij
Wat wij van je vragen:
- HBO werk- en denkniveau;
- Ruime kennis van management ondersteunende werkwijzen/technieken/methoden;
- Leidinggevende en organisatorische capaciteiten;
- Secretariële opleiding en/of ervaring;
- Inzicht in besluitvormingsprocessen;
- Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen;
- Goede beheersing van de Engelse taal;
- Ervaring met Microsoft Office;
- Leidinggevende ervaring is een pre.
Over het bedrijf
Onze opdrachtgever verricht toonaangevend fundamenteel onderzoek aan de fysica en technologie van Nanolithografie, in het bijzonder voor toepassing in de halfgeleiderindustrie. Onze opdrachtgever is een publiek-private samenwerking tussen Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I), Universiteit van Amsterdam (UvA), Vrije Universiteit Amsterdam (VU), Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de fabrikant van halfgeleiderapparatuur ASML.
Op het secretariaat werken nu drie medewerkers en een afdelingshoofd, die ook directiesecretaresse is. Naast het afdelingshoofd bestaat het team uit 1 receptioniste/administratief medewerker, 1 kantinemedewerker en 2 secretaresses.
Het is een hecht team en de communicatielijnen zijn kort. Iedere medewerker heeft een eigen takenpakket, maar stemt de eigen werkzaamheden ook af met directe collega’s. Bij afwezigheid binnen het team vangen de medewerkers elkaars werkzaamheden op. De secretariaatsmedewerkers hebben veel internationale contacten, zowel intern als extern.
Wat bieden wij jou?
De werksfeer wordt in hoge mate bepaald door enthousiaste medewerkers. De communicatie is informeel en verloopt via korte lijnen. De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend.
- 32-40 uur;
- Inschaling vindt, afhankelijk van relevante kennis en ervaring, plaats in schaal 7-8; maximaal € 3.854 bruto per maand o.b.v. 40 uur;
- Vakantiegeld;
- Eindejaarsuitkering;
- Training on the job en studiefaciliteiten zijn vanzelfsprekend;
- Het betreft een parttime of fulltime dienstverband voor de duur van anderhalf jaar, met de intentie van een aansluitend vast dienstverband.