Gedreven Management Assistant 40 uur via Secretary Plus Utrecht


  • VIANEN UT
  • MBO
  • Vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 22 mei 2018
  • 2018000597

Wat ga je doen?

Wij zijn voor onze opdrachtgever uit Vianen, op zoek naar een gedreven en stressbestendige Management Assistant voor 40 uur in de week.

Je biedt ondersteuning aan het Management Team, maar met name de General Managers specifiek, de afdelingsmanagers en aan de organisatie in het algemeen. Daarnaast coördineer en faciliteer je interne evenementen, trainingen, vergaderingen en borrels.

Wat ga je doen?
In deze functie ondersteun en ontzorg je met name de twee General Managers Geordy en Vincent. Twee hele verschillende types en beide mannen hebben een drukke agenda, waarvan Vincent vaak onderweg is en daardoor ook lastiger bereikbaar is.
Je beheert de complexe agenda’s en planning van de General Managers, anticipeert op afspraken, reistijden en voorbereidingstijd. Stelt in overleg de urgentie van verzoeken om afspraken, vergaderingen enz. vast met interne en externe deelnemers.

Je organiseert zakenreizen en voorziet betrokkene van alle relevante informatie en documenten. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig de post en binnenkomende mail af.
Het faciliteren van vergaderingen ( dit wordt 1 keer per maand in de avond georganiseerd, tot max 21:30.) met als resultaat een heldere verslaglegging (notulen en/of actie & besluitenlijst).

Je assisteert bij projecten. Beheert de (afdelings)archieven, inclusief digitale archieven en mappenstructuur conform afspraken en procedures van de organisatie.
Verzorgt de afwikkeling van binnenkomende facturen, je levert een actieve bijdrage aan de interne communicatie, denk hierbij aan intranet mededelingen en je denkt mee met de organisatie, waarbij je zelf ook input mag geven. Je komt in eerste instantie te werken op de afdeling Officemanagement samen met je twee andere collega’s en ben je flexibel inzetbaar om eventueel op een andere plek te werken, waarbij je het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers bent. Het kan ook zo zijn dat je voor een dag op een andere locatie komt te werken, om je collega’s te ondersteunen bij een evenement.
Je onderhoud de in- en externe contacten, nationaal en internationaal (komt niet heel vaak voor).

Wie ben je?

In deze rol is geen dag hetzelfde en is het belangrijk dat je stressbestendig, gedreven en open bent. Je durft vooruit te denken, je bent communicatief sterk en je durft zaken bespreekbaar te maken waar nodig is. Je hebt een afgeronde secretariële opleiding en MBO+ plus werk denkniveau. Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (geen harde eis) in woord en geschrift. Uitstekende kennis van MS-office pakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Ervaring in werken voor meerdere managers met complexe agenda’s. Aantoonbare ervaring in het organiseren van evenementen. Woonachtig in de omgeving van Utrecht.

Over het bedrijf

Altijd al voor een mannenorganisatie willen werken? Dan zit je hier goed! Het is een informele organisatie, waarbij teambulding een grote rol speelt. In je pauze kun je bijv. een potje tafeltennis spelen of een potje darten. Eén keer per week kan je je aanmelden voor een bootcamp en ook wordt er eén keer in de maand een vrijdagmiddagborrel georganiseerd. De organisatie streeft naar groei met een gezond resultaat. De organisatie bestaat uit een team van ongeveer 80 medewerkers en het kantoor is gevestigd in Vianen.

Wat bieden wij jou?

Op basis van ervaring en opleiding ligt het salaris tussen de €2.800-, tot €3.300-, op basis van 40 uur.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl