Front Office Assistant Parttime

Ben jij de enthousiaste, gastvrije receptionist/front office assistant die wij zoeken? Voor onze opdrachtgever in Amsterdam zijn we op zoek naar versterking van het team. Een functie waarbij jij bezoekers een warm welkom geeft en tegelijkertijd je organisatorische skills kunt laten zien.

Binnen deze rol zijn dit je belangrijkste taken:

• Receptiewerkzaamheden zoals het ontvangen van bezoek en het beantwoorden van binnenkomende telefoongesprekken;
• Administratieve ondersteuning van de secretaresses;
• Hulp bij congres- en/of eventorganisatie:
• Ad-hoc kwestie oppakken;
• Het gezicht zijn van de organisatie.

Met je hospitality ervaring en dienstverlenende instelling weet jij goed aan te voelen hoe je een organisatie optimaal kunt ondersteunen. Je bent van nature een positieve alleskunner die bij iedereen een glimlach op het gezicht weet te toveren.

Je voelt je sterk in administratie en kunt niet wachten om te solliciteren als je onderstaande punten leest:

• Je beheerst de Nederlandse & Engelse taal goed in woord en geschrift;
• Je weet optimaal om te gaan met Microsoft Office (Outlook, Excel, Word) en online vergadertools (Zoom/Teams);
• Je hebt een hoge mate van verantwoordelijkheidsgevoel, discretie en teamgeest;
• Je hebt een flexibele beschikbaarheid; dagelijks of vierdaags;
• Je hebt een gastvrije en vriendelijke houding;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een representatieve uitstraling;
• Ervaring als receptionist(e) of Office Manager is een pré;
• Je bent bekend met het beheren van een telefooncentrale en hebt basiskennis van kantoorsoftware;
• Klanttevredenheid staat bij jou voorop, en je bent in staat om professioneel om te gaan met diverse situaties.

Onze opdrachtgever met een prachtig kantoor in Amsterdam verricht toonaangevend fundamenteel onderzoek aan de fysica en technologie van Nanolithografie, in het bijzonder voor toepassing in de halfgeleiderindustrie. Dit bedrijf is een publiek-private samenwerking tussen Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I), Universiteit van Amsterdam (UvA), Vrije Universiteit Amsterdam (VU), Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de fabrikant van halfgeleiderapparatuur ASML.

Het bedrijf is gevestigd op het Amsterdam Science Park en heeft ongeveer 90 medewerkers. Het huidige team bestaat uit drie medewerkers en een afdelingshoofd, die tevens directiesecretaresse is. Naast het afdelingshoofd bestaat het team uit 2 secretaresses en 1 kantinemedewerker. Het is een hecht team en de communicatielijnen zijn kort. Iedere medewerker heeft een eigen takenpakket, maar stemt de eigen werkzaamheden ook af met directe collega’s. Bij afwezigheid binnen het team vangen de medewerkers elkaars werkzaamheden op.

De secretariaatsmedewerkers hebben veel internationale contacten, zowel intern als extern. Hierdoor is het belangrijk dat jij je sterk voelt in de Engelse taal.

Werken bij een prachtige internationale organisatie met top collega’s! Je komt te werken in een fijn team op een prachtige locatie in Amsterdam wat heel goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.

• Een parttime contract van 16 tot 24 uur, verdeeld over 4 of 5 werkdagen;
• Een tijdelijk contract met de intentie tot een vast dienstverband;
• Een salaris van €2700,- tot €3000,- bruto per maand op basis van 38 uur;
• Een informele werksfeer met jonge, enthousiaste en veelal buitenlandse medewerkers in een inspirerende omgeving;
• Ontwikkelingsmogelijkheden in de vorm van training en aangeleverde studiefaciliteiten;
• Vakantiegeld en een eindejaarsuitkering.