Executive Assistant via Secretary Plus Rotterdam


  • Papendrecht
  • HBO
  • Vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 13 apr 2018
  • 2018000430

Wat ga je doen?

Voor een van onze opdrachtgevers zoeken wij een Executive Assistant met ervaring in grote internationale organisaties. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het administratief, secretarieel en coördinerend ondersteunen van de Vice President (VP) in haar verschillende in- en externe verantwoordelijkheden. Ook ben je verantwoordelijk voor het secretarieel en coördinerend ondersteunen van het team van Transformation Office (TO) bij (internationale) verander- en verbeterprojecten. Je organiseert en ondersteunt evenementen zoals leiderschapsdagen, workshops, managementbijeenkomsten, trainingen, etc. en ondersteunt de afdeling (project)communicatie.

De VP is lid van het MT en vervult een internationale directie en leidinggevende positie. Dit brengt voor de Executive Assistant een grote diversiteit aan onderwerpen aan werkzaamheden met zich mee. Wij zoeken daarom iemand die flexibel is en een uitstekend zelfstandig organiserend vermogen heeft.
Je bent verantwoordelijk voor: Agendabeheer & reizen, het centrale aanspreekpunt zijn voor het team, het grotendeels op eigen initiatief en naar eigen inzicht managen van de agenda van de VP en de TO, het inplannen en voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en afspraken ook inhoudelijk om VP en team te faciliteren, zoals het opstellen van de agenda, uitnodigen van de vergaderleden, catering, reserveren vergaderruimte en benodigde apparatuur (ook het bewaken van de afhandeling van actiepunten vallen hieronder), organiseren van dienstreizen, opstellen reisschema’s, boeken hotel, afspraken met te bezoeken GKN bedrijven en instanties, regelen vervoer, etc.

Werkzaamheden administratie: Opzetten en onderhouden van een archiefsysteem, ondersteuning bij facturatie en betaling en registratie vakanties, uren e.d.

Werkzaamheden communicatie: Opstellen en afhandelen van in- en externe mailcorrespondentie; zelfstandig of aan de hand van richtlijnen in de Nederlandse en Engelse taal, afstemming met interne afdelingen communicatie en printfaciliteiten en occasioneel met externe drukkerijen en communicatiebureaus, ondersteuning bij communicatie(campagnes) t.b.v. TO projecten en het redigeren en taal technisch corrigeren van documenten en presentaties.

Werkzaamheden organiseren van evenementen: Planning en organisatie van evenementen, workshops, trainingen, e.d., communicatie met eventlocaties over programma, zaalopstelling, voorzieningen, catering e.d., communicatie met sprekers, trainers, deelnemers en opstellen van draaiboeken, actielijsten, programmaboek, etc.

Wie ben je?

Je bent fulltime beschikbaar en hebt de ambitie We zoeken een kandidaat die de ambitie heeft de Vice President en de Transformation Office volledig te ondersteunen. Je hebt ervaring met de administratieve en organisatorische procedures binnen het secretariaat op internationaal MT niveau en het ondersteunen van een team. Ook vragen we dat je flexibel bent qua werktijden, ook ’s avonds wanneer nodig. Andere belangrijke kenmerken zijn:

  • Zelfstandig en proactief werkend; in kunnen schatten wat prioriteit heeft en oplossingen voordragend
  • Communicatief zeer vaardig, een goed ontwikkelde organisatie sensitiviteit en gewend met collega’s op alle niveaus in de organisatie te werken; acterend als gezicht van de TO
  • Flexibel; omgaan met druk, wisselende agenda’s en adhoc wijzigingen van plannen
  • Begrip van de organisatiestructuur, sleutelposities en interne verhoudingen binnen het concern en de eigen organisatie
  • Sterk in planning en coördinatie; afstemmen van de diversiteit aan opdrachten van TO leden
  • Plannen van bijeenkomsten met meerdere deelnemers (MT niveau) en drukke agenda’s
  • Sterke persoonlijkheid die goed kan acteren in een hectische omgeving
  • Uitstekende beheersing van Microsoft Office; met name MsOutlook, MsWord en MsPowerpoint
  • Beheersing van de Engelse taal is een must
  • Resultaatgericht, direct en duidelijk.

Over het bedrijf

De organisatie is een Nederlandse fabrikant van vliegtuigonderdelen. Het team waar je in zal werken voert projecten uit op alle locaties van de organisatie, die zich kenmerken door een hoge mate van druk en samenwerking met vele teams. Jij als Executive Assistant is de spil in dit geheel voor het team en neemt de planning en coördinatie strak in handen. Ook het organiseren van events is onderdeel van deze functie. Wij zoeken iemand die kan omgaan met spanning, juist onder druk tot topprestaties komt en intern gemotiveerd is om kwaliteit te leveren.

Wat bieden wij jou?

Een vaste functie voor 40 uur in de week binnen een grote internationale organisatie.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Rotterdam
rotterdam@secretary-plus.nl