Directiesecretaresse (32-40 uur) via Secretary Plus Utrecht


  • Huizen
  • MBO
  • Vast
  • 32 uur
  • Publicatie: 9 feb 2018
  • 2018000157

Wat ga je doen?

Het betreft een zelfstandige functie als directiesecretaresse, waarin je verantwoordelijk bent en vrijheid krijgt voor de indeling van je werkzaamheden en het aanbrengen en behouden van structuur. Het is daarom van belang dat je goed prioriteiten weet te stellen. In deze interactieve rol ben jij jouw leidinggevende altijd een stap voor. Je bent als daadkrachtige en pro-actieve rechterhand structuur aan in de dagen van de directie en vervult hierbij een belangrijke spil en signaalfunctie. Je bent gewend om met verschillende mensen op uiteenlopende niveaus te schakelen. Daarnaast is het in deze functie ook van belang dat je snel in-en overzicht hebt en dat je gewend bent om met vertrouwelijke informatie om te gaan.

Werkzaamheden:

  • Het beheren van de agenda en mailbox van de directie
  • Het bijwonen en notuleren van de diverse vergaderingen
  • Het bewaken van de vergaderresultaten en het bewaken van de voortgang van de vergaderingen
  • Het zelfstandig afwerken van de actiepunten voortkomende uit de vergaderingen
  • Het maken, corrigeren, redigeren en verzorgen van interne en externe correspondentie en het zelfstandig voeren van correspondentie
  • Het uitzetten, bewaken, verzamelen en verzenden van selectiebescheiden
  • Het bijhouden van dossiers en zelfstandig archiveren van stukken
  • Fungeren als klankbord voor de directie en het uitoefenen van een advies- en signaalfunctie.
  • Het aannemen en behandelen van binnengekomende telefoongesprekken voor directie
  • Behandelen van ingekomen post en distributie
  • Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
  • Het zelfstandig en accuraat afhandelen van routinematige kwesties
  • Het beheren van social media als Facebook en LinkedIN
  • Organiseren van bedrijfsgerelateerde evenementen

Wie ben je?

Wij zoeken iemand die:

  • De bedrijfsprocessen en de algemene gang van zaken volledig begrijpt en verbeterpunten voorstelt
  • Representatief is en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als in geschrift
  • Gemotiveerd, vlot, enthousiast en pro-actief haar werkzaamheden uitvoert
  • Goed kan plannen en organiseren en daarbij digitaal werkt
  • Scherpe blik heeft en de juiste prioriteiten weet te stellen
  • Een zeer flexibele houding heeft
  • Zelfstandig kan werken en de juiste verantwoordelijkheid neemt
  • Stressbestendig is en geen 9 tot 5 mentaliteit heeft
  • Minimaal een afgeronde secretariële opleiding
  • Kennis van het Office pakket.

Over het bedrijf

Bij een mooi organisatie in Huizen.

Wat bieden wij jou?

Een marktconform slaris gebaseerd op basis van opleiding en ervaring. Dit zal tussen de €3.000,- en €3.500,- op basis van 40 uur zijn.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Utrecht
utrecht@secretary-plus.nl