Directiesecretaresse via Secretary Plus Groningen


  • Assen
  • MBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 36 uur
  • Publicatie: 2 apr 2021
  • 1AV0044323

Wat ga je doen?

Herken jij jezelf in de volgende kenmerken: sociaal, proactief, communicatief sterk, betrokken, en integer. Wellicht zijn wij dan op zoek naar jou!

In deze functie kom je te werken in het directiesecretariaat waar jij samen met je collega directiesecretaresse, de directie van de organisatie optimaal laat functioneren. Dit bereik jij door zorgvuldig (dag tot dag) planningen te maken, prioriteiten te stellen in de werkzaamheden en informatie te structureren, met als doel om rust en overzicht te creëren voor de directie. Jouw hoofdtaken bestaan met name uit: agendabeheer van beide directeuren, (zakelijke) correspondentie, het plannen en organiseren van overleggen, vergaderingen en bijeenkomsten, en het notuleren hiervan. Bij het ontvangen van de dagelijkse e-mail en telefoongesprekken fungeer jij als ‘sluis’. Jij beoordeelt de urgentie, handelt gesprekken en mailverkeer zelfstandig af of zorgt dat zaken door de juiste leidinggevende binnen de organisatie worden opgepakt. Daarnaast selecteer en beoordeel je de binnenkomende post en beantwoord je deze waar mogelijk zelfstandig. Naast het verzorgen en beoordelen van uitgaande correspondentie (rapporten, nota’s, presentaties, brieven, etc.), pas je deze indien nodig ook aan. Tijdens de voorbereiding van diverse overleggen, vergaderingen en bijeenkomsten verzamel jij alle benodigde informatie, zoals agendapunten en bijlagen, stel jij agenda’s op, verstuur je deze naar de deelnemers en regel jij de vergaderruimtes en eventuele toebehoren. Tijdens deze in- en externe vergaderingen ben jij tevens de persoon die deze overleggen perfect notuleert.

Binnen de gehandicaptenzorg en dus ook bij onze opdrachtgever vinden er vele ontwikkelingen plaats waar de organisatie hun medewerkers graag in betrekt. Meedenken en meewerken aan een goed verloop en begeleiding van deze veranderingen voor zowel de organisatie, de cliënten en het team wordt dan ook zeer aangemoedigd. Jouw kwaliteiten, kennis en vaardigheden zijn namelijk van toegevoegde waarde op deze ontwikkelingen en het bedrijf.

Wie ben je?

Wij zijn op zoek naar kandidaten die proactief zijn, keuzes durven maken en beslissingen durven nemen. In je werk ben je gestructureerd en efficiënt. Jouw administratie is altijd tot in de puntjes op orde. Je hebt een organiserend, initiërend en coördinerend karakter en je weet de juiste prioriteiten te stellen. Met jouw integriteit weet jij goed om te gaan met vertrouwelijke informatie om de belangen van het bedrijf en de privacy van personen veilig te stellen.

Verder heb jij:

  • Een afgeronde opleiding directiesecretaresse, op (minimaal) mbo+ niveau;
  • Een aantal jaren werkervaring als directiesecretaresse;
  • Een goed beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
  • Goede kennis van Outlook, Word, Excel, PowerPoint, en MS Teams.
  • Uitstekende sociale vaardigheden
  • Klant- en resultaat gericht.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een Stichting die zorg en diensten biedt aan mensen met een verstandelijke beperking van alle leeftijden. Deze begeleiding bieden zij door middel van o.a. intensieve zorg, ondersteuning aan huis, logeerzorg en dagbesteding. De organisatie werkt vanuit een visie dat cliënten de vrijheid en mogelijkheden moeten krijgen om zoveel mogelijk hun eigen keuze te maken. Wat wil en kan de cliënt? Dat is wat bij hen voorop staat. Het ultieme doel is dan ook om deze mensen op hun eigen manier het gewone leven te ervaren en deel te nemen aan de samenleving. De organisatie begeleidt ruim 1300 cliënten waarvoor ongeveer duizend medewerkers zich dagelijks inzetten om de zorg en begeleiding voor deze cliënten zo goed mogelijk te organiseren. Al deze verwanten, vrijwilligers en overige betrokkenen zorgen voor persoonlijke ondersteuning zodat plezier in het leven, wonen, werken en leren de beste mogelijke kansen krijgt.

Wat bieden wij jou?

Een prachtige functie op directie niveau binnen een dynamische werkomgeving in de buurt van Assen en Groningen. We bieden een fulltime baan van 32-36 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris voor deze functie ligt tussen de €2.085,- en €3189,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en werkervaring. Aanvullend ontvang je verscheidene secundaire arbeidsvoorwaarden:

  • Een eindejaarsuitkering van 8,33%;
  • Deelname aan een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket. Bijvoorbeeld een fiets, telefoon of sportcontributie;
  • Voldoende ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Groningen
groningen@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.