Business Support Specialist via Secretary Plus Amsterdam


  • Amsterdam
  • HBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 18 jun 2021
  • 1AV0046057

Wat ga je doen?

Ben jij iemand met pit en humor? En houd jij van een multiculturele organisatie waar er 95% van de tijd Engels wordt gebruikt als voertaal? Wellicht ben jij de topper die wij zoeken!

Voor de rol als Business Support Specialist staan er twee functies open, waarbij wij iemand zoeken voor de afdeling Middle East, Africa ter ondersteuning van de Franse Director en zijn team en voor de afdeling Digital. Denk hierbij aan het adviseren over inhoudelijke onderwerpen, aanbevelen over het effectief in gebruik gaan van digitale samenwerkingstools en opvolgen van communicatie. Het doel is om te ondersteunen en te adviseren, zodat de Director en managers zoveel mogelijk zelfsturend kunnen zijn.

Je werkt nauw samen met je team van andere bedrijfsondersteunende specialisten om uitstekende bedrijfsondersteuning als één team te leveren. De bedrijfsondersteuning wordt gestandaardiseerd uitgevoerd (één manier van werken) volgens bepaalde serviceniveaus. Een nauwe samenwerking binnen het team is nodig om ervoor te zorgen dat er minder taken worden overgeleverd aan je teamleden. Denk aan continue verbeteringen om de samenwerking binnen het team en de business te vergroten, de efficiëntie van de processen en procedures en voorstellen voor verbeteringen.

In jouw rol als Business Support Specialist ben je bekend met alle toepasselijke beleidslijnen/procedures/processen en adviseren van het bedrijf over hoe deze processen efficiënt kunnen worden gebruikt en uitgevoerd (inclusief gegeven privacy, zakelijk gedrag enz.).

Jij fungeert als belangrijkste contactpersoon voor de interne/externe vergaderingen van het wereldwijde team. Jij bent verantwoordelijk voor het plannen van de (digitale) vergaderingen, delen van team gerelateerde informatie en coördineren van communicatie. Daarnaast bied je ondersteuning bij de communicatie van wereldwijde evenementen door het verzorgen van de lay-out van communicatiemateriaal, het voorbereiden van aankondigingen, het opstellen van sendlists etc.

Verder houd jij je bezig met de volgende werkzaamheden:

  • Het beheren van dossiers in online samenwerkingsteam;
  • Bewaken van deadlines;
  • Vergaderingen van a tot z organiseren en proactief opvolgen van inhoudelijke onderwerpen;
  • Administratieve werkzaamheden;
  • Facilitaire ondersteuning;
  • Het regelen van visa / lucht- / treinticketreserveringen;
  • Het boeken van hotel/restaurant;
  • Het plannen van complexe internationale vergaderingen.

Wie ben je?

Jij herkent jezelf in de volgende kernwoorden: innovatief, gedreven, ambitieus en proactief.
In jouw rol als Business Support Specialist is het belangrijk dat jij de verbindende factor bent, proactief in je communicatie, efficiënt te werk gaat en dat je je prettig voelt in een internationale omgeving waar Engels als voertaal wordt gebruikt. Daarnaast ben jij betrokken, stel je de juiste prioriteiten en ben je dienstverlenend en flexibel ingesteld.

Verder vragen wij het volgende:

  • Minimaal 4 jaar ervaring is vereist in een stressvolle, veranderende, veeleisende internationale omgeving;
  • Een afgeronde HBO opleiding;
  • Kennis van alle Microsoft Office applicaties;
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (voertaal Engels);
  • Beschikbaar voor 36-40 uur per week.

Mocht er van beide kanten interesse zijn dan is de vervolgstap om een korte vlog/motivatie in een filmpje op te nemen bij voorkeur in het Engels.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een Nederlandse multinational in de dranksector. Het kantoor is gevestigd in Amsterdam en bereikbaar met OV. Binnen de organisatie heerst er een warme en informele sfeer, waarbij iedereen zich voor 200% inzet om samen het beste resultaat te behalen

Wat bieden wij jou?

Een uitdagende baan binnen een inspirerende organisatie waarbij je voldoende ruimte krijgt voor je eigen ontwikkeling. Je gaat direct in dienst bij de opdrachtgever en ontvangt een jaarcontract met de volgende arbeidsvoorwaarden:

  • Salaris ligt tussen de €2800,- en €3960,- o.b.v. een 40 urige werkweek;
  • 40 vakantiedagen;
  • Jaarlijkse cao verhoging 2.5%;
  • Jaarlijkse uitkering;
  • Reiskostenvergoeding.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Amsterdam
amsterdam@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.